電子表格Excel操作的一些技巧

wanglf69 · 發表于 2009-1-22 12:04:10

電子表格Excel操作的一些技巧

第1節基本操作技巧
2.1.1 快速選擇Excel工作表（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
在Excel中，要在一個有很多個工作表的工作簿中快速地選擇某一個工作表，只需將鼠標指針移到工作簿左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs)，
然后點擊右鍵，在快捷菜單中選擇你想要的工作表即可（）。
2.1.2 快速選中全部工作表右鍵單擊工作窗口下面的工作表標簽，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”命令即可（）。
2.1.3 快速啟動Excel
如果想在啟動系統自動運行Excel，可以這樣操作: 1.雙擊“我的電腦”圖標，進入Windows目錄，依次打開“Start Menu\Programs\啟動”文
件夾; 2.打開Excel所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動
Windows就可快速啟動Excel了。如果Windows系統已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel: 方法一:單擊“開始→文檔”命令里的任一Excel工
作簿即可。方法二:用鼠標從“我的電腦”中將Excel應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當前位置創建快捷方式”，以后啟動時
只需雙擊快捷方式即可。
2.1.4 快速刪除選定區域數據
如果用鼠標右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區域的填充柄時，沒有將其拖出選定區域即釋放了鼠標右鍵，則將刪除選定區域中的部分或
全部數據(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區域，在釋放了鼠標右鍵后其內容將被刪除)。
2.1.5 給單元格重新命名
Excel給每個單元格都有一個默認的名字，其命名規則是列標加橫標，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，可以
采用下面兩種方法: 1.只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當前的名字，再用鼠標選中名字，就可以輸入一個新的名字了。 2.
選中要命名的單元格，單擊“插入→名稱→定義”命令，顯示“定義名稱”對話框，在“在當前工作簿中的名稱”框里輸入名字，單擊“確定
”按鈕即可（）。注意:在給單元格命名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字，它最多可包含255個字符，可以包含大、小寫字符，但
是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。
2.1.6 在Excel中選擇整個單元格范圍
在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個單元格范圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。注意:該命令將選擇整個列和列標題，而不是該列表周
圍的空白單元格——你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令，全選命令將選擇工作表中的全部單元格，包括那些你不打算使用的單
元格。
2.1.7 快速移動/復制單元格
先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標
之前按下Ctrl即可。
2.1.8 快速修改單元格式次序
在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標
指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉
時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。
2.1.9 徹底清除單元格內容
先選定單元格，然后按Delete鍵，這時僅刪除了單元格內容，它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格，可用以下方法:選定想要清除的單
元格或單元格范圍，單擊“編輯→清除”命令，這時顯示“清除”菜單（），選擇“全部”命令即可，當然你也可以選擇刪除“格式”、“內
容”或“批注”中的任一個。
2.1.10 選擇單元格
選擇一個單元格，將鼠標指向它單擊鼠標左鍵即可; 選擇一個單元格區域，可選中左上角的單元格，然后按住鼠標左鍵向右拖曳，直到需要的
位置松開鼠標左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區域，在選擇一個單元格區域后，可按住Ctrl鍵，然后再選另一個區域即可; 若
要選擇整行或整列，只需單擊行號或列標，這時該行或該列第一個單元格將成為活動的單元格; 若單擊左上角行號與列標交叉處的按鈕，即可
選定整個工作表。
2.1.11 為工作表命名
為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，單擊“格式
→工作表→重命名”命令，這時工作表的標簽上名字將被反白顯示，然后在標簽上輸入新的表名即可。 2.雙擊當前工作表下部的名稱，如
“Sheet1”，再輸入新的名稱。
2.1.12 一次性打開多個工作簿
利用下面的方法可以快速打開多個工作簿: 方法一打開工作簿(*.xls)所在的文件夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用鼠標選擇彼此相鄰或不相鄰
的多個工作簿，將它們全部選中，然后按右鍵單擊，選擇“打開”命令，系統則啟動Excel 2002，并將上述選中的工作簿全部打開。方法二
將需要一次打開的多個工作簿文件復制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夾中，以后啟動Excel 2002時，上述工
作簿也同時被全部打開。方法三啟動Excel 2002，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“常規”標簽，在“啟動時打開此
項中的所有文件”后面的方框中輸入一個文件夾的完整路徑(如d:\Excel)，單擊“確定”退出。然后將需要同時打開的工作簿復制到上述文件
夾中，以后當啟動Excel 2002時，上述文件夾中的所有文件(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。方法四在Excel 2002中，單擊“文件→打
開”命令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話框文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，然后按“打開”按鈕，就可以一次打開多
個工作簿。方法五用上述方法，將需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單擊“文件→保存工作區”命令，打開“保存工作區”對話框，
取名保存。以后只要用Excel 2002打開該工作區文件，則包含在該工作區中的所有工作簿即被同時打開。
2.1.13 快速切換工作簿
對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿進行切換，可以使用“窗口”菜單。“窗口”菜單的底部列
出了已打開工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，可以從“窗口”菜單選擇它的名字。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，
“窗口”菜單則包含一個名為“其他窗口”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其
中需要的名字即可。
2.1.14 選定超級鏈接文本（微軟Office技巧大賽獲獎作品）
如果需要在Excel中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處，可在指向該單元格時，單擊并按住可選定單元格。
2.1.15 快速查找
在執行查找操作之前，可以將查找區域確定在某個單元格區域、整個工作表（可選定此工作表內的任意一個單元格）或者工作簿里的多個工作
表范圍內。在輸入查找內容時，可以使用問號（？）和星號（*）作為通配符，以方便查找操作。問號（？）代表一個字符，星號（*）代表一
個或多個字符。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（*）作為通配符使用，那么如何查找問號（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字
符前加上波浪號(～)就可以了。
2.1.16 修改默認文件保存路徑
啟動Excel 2002，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，在“常規”標簽中，將“默認文件位置”方框中的內容修改為你需要定位
的文件夾完整路徑()。以后新建Excel工作簿，進行“保存”操作時，系統打開“另存為”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。
2.1.17 指定打開的文件夾
我們可以指定打開文件的文件夾，方法如下: 單擊“開始→運行”，輸入regedit命令，打開“注冊表編輯器”，展開
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為“mydoc”
，然后在該主鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是“Name”和“Path”，值分別為“我的文件”(可以隨意命名)和“d:\mypath”(定位文
件夾的完整路徑)，關閉“注冊表編輯器”，重啟電腦。以后在Excel 2002中進行“打開”操作時，打開對話框左側新添了“我的文件”這一項
目，點擊該項目，即可進入“d:\mypath”文件夾。
2.1.18 在多個Excel工作簿間快速切換
按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。
2.1.19 快速獲取幫助
對于工具欄或屏幕區，按組合鍵“Shift＋F1”，鼠標變成帶問號的箭頭，用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就彈出一個幫助窗口會顯示該元
素的詳細幫助信息。
2.1.20 創建幫助文件的快捷方式
Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文件Xlmain10.chm，存放在安裝目錄\Office10\2052目錄中，單擊并拖拉此文件到Windows快速啟動工具欄上
。此后，不管Excel是否在運行，而且也不用調用Office助手，單擊Windows快速啟動工具欄上的這個圖標將引出Excel幫助。
2.1.21 雙擊單元格某邊移動選定單元格
在工作表內移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標指針放置于選定單元格的一邊，注意要選擇與移動方向相關的一邊，即要向下移動，就將鼠
標指針放置于單元格的底部;如果要向右移動，就將鼠標指針放置于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標指針變為白色箭頭的形狀，雙擊選擇單
元格的某邊，鼠標指針將沿選定的方向移動到特定的單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單元格，則將移動到連續最遠的空白單元格中;如
果此方向相鄰單元格為非空白單元格，則將移動到連續最遠的非空白單元格中。
2.1.22 雙擊單元格某邊選取單元格區域
與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊框的同時按下Shift鍵，根據此方向相鄰單元格為空白單元格或非空白單元格選取從這個單元格到最遠空
白單元格或非空白單元格的區域。
2.1.23 快速選定不連續單元格按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作簿下方的狀態欄中會顯示出“添加”字樣，以后
分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。
2.1.24 根據條件選擇單元格單擊“編輯→定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，根據你要選中區域的類型，在“
定位條件”對話框中選擇需要選中的單元格類型（），例如“常量”、“公式”等，此時還可以復選“數字”、“文本”等項目，單擊“確定
”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。
2.1.25 復制或移動單元格把單元格從一個位置復制或移到另一個位置，其方法為:選擇源單元格，單擊“編輯”菜單中的“剪切”或“復制”
命令，選定目標單元格，從“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令，則源單元格便被移動或復制到目標單元格中了。
2.1.26 完全刪除Excel中的單元格想將某單元格（包括該單元格的格式和注釋）從工作表中完全刪除嗎？只要選擇需要刪除的單元格，然后按
下“Ctrl+ -（減號）”，在彈出的對話框中選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。
2.1.27 快速刪除空行有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能
來實現，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊“數據→篩選→自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表
中選擇“空白”。在所有數據都被選中的情況下，單擊“編輯→刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。注意:插入一個空行是為
了避免刪除第一行數據。
2.1.28 回車鍵的粘貼功能回車鍵也有粘貼功能，當復制的區域還有閃動的復制邊框標記時(虛線框)，按下回車鍵可以實現粘貼功能。注意:
不要在有閃動的復制邊框標記時使用回車鍵在選定區域內的單元格間進行切換，此時你應該使用Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。
2.1.29 快速關閉多個文件按住Shift鍵，打開“文件”菜單，單擊“全部關閉”命令，可將當前打開的所有文件快速關閉。
2.1.30 選定多個工作表若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift鍵，再單擊最后一個表的標簽;若選不相鄰的工作表，要按住
Ctrl鍵，依次單擊要選擇的每個表的標簽;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標簽快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。
2.1.31 對多個工作表快速編輯如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復制、粘貼操作，可采用以下方法。按住Shift鍵或Ctrl鍵并
配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，進行的操作主要有如下
幾種: 1.頁面設置，可快速對選中工作表設置相同的頁面。 2.輸入相同的數據，可快速在多個工作表中輸入相同的數據。 3.快速操作，在多
個工作表中進行一系列相同操作，如設置字號、字體、顏色，進行單元格的合并撤銷等。 4.輸入公式，快速輸入相同的公式，進行公式汁算。
2.1.32 移動和復制工作表不僅可以在一個工作簿里移動和復制工作表，還可以把表移動或復制到其它工作簿里。若要移動工作表，只需用鼠
標單擊要移動的表的標簽，然后拖到新的位置即可。若要復制工作表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動表到新位置即可。當然，用
這種方法可以同時移動和復制幾個表。移動后，以前不相鄰的表可變成相鄰表。
2.1.33 工作表的刪除單擊“編輯→刪除工作表”命令，然后單擊“確定”按鈕，則這個表將從工作簿中永久刪除。注意:“刪除工作表”命
令是不能還原的，刪除的工作表將不能被恢復。
2.1.34 快速選擇單元格在選擇單元格(行，列)時，同時按住Shift鍵可以選中連續的單元格(行、列)。在選擇單元格(行、列)時，同時按住
Ctrl鍵可以選中不連續的單元格(行、列)。
2.1.35 快速選定Excel區域（微軟Office技巧大賽獲獎作品）在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區域，只需單擊想選定的區域的左上
角單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區域的右下角單元格即可。另外:按住Ctrl鍵再用鼠標可任意選定多個不相鄰的區域。事實
上選定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的單元格，在按下Shift的同時單擊對角單元格。
2.1.36 備份工件簿單擊“文件→保存”命令，打開“另存為”對話框，按右上角的“工具”旁的下拉按鈕，單擊“常規選項”，在隨后彈出
的對話框中，選中“生成備份”選項（），單擊“確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再保存，系統會自動生成一份備份工作簿，且能直接
打開使用。
2.1.37 自動打開工作簿（微軟Office技巧大賽獲獎作品）我們只要將某個需要自動打開的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn
Files\Microsoft Office\Office10\XLStart文件夾中，以后每次啟動時，Excel都會自動打開相應工作簿。
2.1.38 快速瀏覽長工作簿當你瀏覽一個有很長內容的表格時，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當前工作表的左上角(即A1單元格)，按下
“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有數據部分的右下角。另外，如果你選取了一些內容，那么你可以通過重復按“Ctrl+.（句號）”在所選內
容的4個角單元格上按順時針方向移動。
2.1.39 快速刪除工作表中的空行如果用戶想刪除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量
非常大，很不方便。下面提供一種快速刪除工作表中的空行的方法:首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中單擊“插入→列”命令，
從而插入一新的列X，在X列中順序填入整數，然后根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的數
據，以X列重新排序，然后刪去X列。
2.1.40 繪制斜線表頭一般情況下在Excel中制作表頭，都把表格的第一行作為表頭，然后輸入文字。不過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜
線表頭了。能不能在Excel中可以實現斜線表頭，下面就是具體的方法: 由于作為斜線表頭的單元格都要比其他單元格大，所以首先將表格中第
一個單元大小調整好。然后單擊選中單元格，單擊“格式→單元格”命令，彈出“單元格格式”窗口，選擇“對齊”標簽，將垂直對齊的方式
選擇為“靠上”，將“文本控制”下面的“自動換行”復選框選中()，再選擇“邊框”標簽，按下“外邊框”按鈕，使表頭外框有線，接著再
按下面的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角線()，設置好后，單擊“確定”按鈕，這時Excel的第一個單元格中將多出一個對角線。現在
雙擊第一單元格，進入編輯狀態，并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著將光標放在“項”字前面，連續按空格鍵，使這4個字向后移動(
因為我們在單元格屬性中已經將文本控制設置為“自動換行”，所以當“月份”兩字超過單元格時，將自動換到下一行)。現在單擊表格中任何
一處，退出第一單元格看看，一個漂亮的斜線表頭就完成了。
2.1.41 繪制斜線單元格利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果想在單元格中畫多條斜線，就必須利
用“繪圖”工具，方法是:打開Excel的“繪圖”工具，單擊“直線”按鈕，待光標變成小十字后拖動光標，即可畫出需要的多條斜線。只要畫
法正確，斜線可隨單元格自動伸長或縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍然按上面介紹的方法添加。當然，斜線單元格的數據輸入要麻煩
一些，通常的做法是讓數據在單元格內換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數據放到合適位置。
2.1.42 每次選定同一單元格有時，為了測試某個公式，需要在某個單元格內反復輸入多個測試值。但每次輸入一個值后按下Enter鍵查看結果
，活動單元格就會默認移到下一個單元格上，必須用鼠標或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則問題
會立刻迎刃而解，既能查看結果，當前單元格也仍為活動單元格。
2.1.43 快速查找工作簿你可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為: 1.單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入
文件的全名或部分名，可以用通配符代替; 2.在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字; 3.單擊“開始查找”即可。
2.1.44 禁止復制隱藏行或列中的數據如果你復制了包含隱藏列(或行)的一個數據區域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel把隱藏列
也粘貼過來了。要想避免這種情況，可以選取你要復制的數據區域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現“定位條件
”對話框，選中“可見單元格”選項，再復制和粘貼這個選定區域就會得到你所希望的結果。
2.1.45 制作個性單元格如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格，可用以下方法實現:先在單元格內輸入數據，然后打開“繪圖”工
具欄，在“自選圖形→基本形狀”子菜單中找到需要的圖形。單擊后光標變成一個小十字，由單元格左上角向右下角拖動，即可畫出所需形狀
的單元格。如果單元格的內容被覆蓋，可用鼠標右擊剛剛畫出的單元格，選擇快捷萊單中“設置自選圖形格式”命令。將“設置自選圖形格式
”和“顏色與線條”選項卡打開，選中“顏色→填充”下拉列表下“無填充顏色”，“確定”后單元格內的原有內容即會顯示出來。如果你將
“屬性”選項卡中的“大小、位置均隨單元格而變”選項選中，它還會隨單元格自動改變大小。
第2節數據輸入和編輯技巧
2.2.1 在一個單元格內輸入多個值我們有時需要在某個單元格內連續輸入多個數值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一
個值后按回車鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。其實可以采用以下方法:單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標
選定此單元格，此時，單元格周圍將出現實線框，再輸入數據，敲回車鍵就不會移動了。
2.2.2 增加工作簿的頁數單擊“插入→工作表”命令，即可在底部看到一個新名稱的工作表。
2.2.3 奇特的F4鍵 Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復”鍵，F4鍵可以重復前一次操作，在很多情況下起作用，
比如在工作表內加入或刪除一行，然后移動插入點并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。
2.2.4 將格式化文本導入Excel 1.在Windows“記事本”中輸入格式化文本，每個數據項之間會被空格隔開，當然你也可以用逗號、分號、Tab
鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打開剛才保存的文本文件，出現“文本導入向導-3步驟之1”對話框，選擇
“分隔符號”，單擊“下一步”; 3.在“文本導人向導-3步驟之2”對話框中選擇文本數據項分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空
格等供你選擇。注意，這里的幾個分隔符號選項應該單選。你在“預覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”; 4.在“文本
導人向導-3步驟之3”對話框中，你可以設置數據的類型，一般不需改動，Excel自動設置為“常規”格式。“常規”數據格式將數值轉換為數
字格式，日期值轉換為日期格式，其余數據轉換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。
2.2.5 快速換行我們在使用Excel制作表格時經常會遇到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到下
一單元格，而不是換行，有一個簡便實用的操作方法可以實現換行:在選定單元格輸入第一行內容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第
二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。
2.2.6 巧變文本為數字在工作中，發現一些通過文本文件或其它財務軟件的數據導入Excel中后居然是以文本形式存在的(數字默認是右對齊，
而文本是左對齊的)，即使是重新設置單元格格式為數字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文件轉變回數字:在空白的單元格中填人數
字1，然后選中這個單元格，執行“復制”命令，然后再選中所要轉換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發現它們都變為數字了
。
2.2.7 在單元格中輸入0值一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數字后，只要光標一移出該單元格，格中數字就會自動
變成“5”、“4”，Excel默認的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過下面的方法來避免出現這種情況:先選定要輸入諸如“05”、
“4.00”之類數字的單元格，鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設置單元格格式”，在接著出現的界面中選“數字”標簽頁，在列表
框中選擇“文本”，單擊“確定”。這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數字了。
2.2.8 將數字設為文本格式不論是否對含有數字的單元格應用了文本格式，Excel都會將數字保存為數字數據。若要使Excel將類似零件號碼的
數字解釋為文本，首先應將空白單元格設置成文本格式，然后鍵入數字。如果已經輸入了數字，那么也可以將它更改成文本形式。方法是: 1.
選擇含有要設置成文本格式的數字單元格; 2.單擊“格式→單元格”命令，然后單擊“數字”選項卡（）; 3.在“分類”列表中，單擊“文本
”，然后再單擊“確定”; 4.單擊每個單元格，按F2鍵，然后再按Enter鍵重新輸入數據。
2.2.9 快速進行單元格之間的切換（微軟Office技巧大賽獲獎作品）在Excel中,可以用以下方法實現在一個區域內的快速輸入而不用鼠標來進
行單元格之間的切換。方法如下:用鼠標圈定一定區域后，按Tab鍵可使目標單元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連
續輸入一組數據而不需用鼠標，從而提高輸入速度。提示:事實上，采用此方法最大的好處是，在一行的最后一個單元格，繼續按Tab，則可以
轉到下一行開始的單元格;在選定區域最后一行的最后一個單元格繼續按Tab則會回到選定區域第一行第一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入
數據。
2.2.10 在同一單元格內連續輸入多個測試值一般情況下，當我們在單元格內輸入內容后按回車鍵，鼠標就會自動移到下一單元格，如果我們
需要在某個單元格內連續輸入多個測試值以查看引用此單元格的其他單元格的動態效果時，就需要進行以下操作:單擊“工具→選項→編輯”，
取消選中“按Enter鍵后移動”選項（），從而實現在同一單元格內輸人多個測試值。
2.2.11 輸入數字、文字、日期或時間單擊需要輸入數據的單元格，鍵入數據并按Enter或Tab鍵即可。如果是時間，用斜杠或減號分隔日期的
年、月、日部分，例如，可以鍵入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小時制輸入時間，請在時間數字后空一格，并鍵入字母 a(上午) 或 p(下午)
，例如，9:00 p。否則，如果只輸入時間數字，Excel將按 AM(上午)處理。
2.2.12 快速輸入歐元符號先按下Alt鍵，然后利用右面的數字鍵盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128這4個數字，松開Alt鍵，就可以輸入歐元符號。
2.2.13 將單元格區域從公式轉換成數值有時，你可能需要將某個單元格區域中的公式轉換成數值，常規方法是使用“選擇性粘貼”中的“數
值”選項來轉換數據。其實，有更簡便的方法:首先選取包含公式的單元格區域，按住鼠標右鍵將此區域沿任何方向拖動一小段距離(不松開鼠
標)，然后再把它拖回去，在原來單元格區域的位置松開鼠標 (此時，單元格區域邊框變花了)，從出現的快捷菜單中選擇“僅復制數值”。
2.2.14 快速輸入有序文本如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方
法來實現其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元格，
將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按住鼠標左鍵向后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后
一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續元素（如“丙、丁、戊……”）依序自動填入相應的單元格中。
2.2.15 輸入有規律數字有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值（如等比序列:2、4、8……），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1
、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右
鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單（），選“等比序列”選項，則該序列（2、4、8、16……
）及其“單元格格式”分別輸入相應的單元格中（如果選“等差序列”，則輸入2、4、6、8……）。
2.2.16 巧妙輸入常用數據有時我們需要輸入一些數據，如單位職工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好“
職工姓名序列”，以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續的單元格中，并選中它們，單擊“工具→選項”命令打開“選項”對
話框，選“自定義序列”標簽（），先后按“導入”、“確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓
名），用“填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續的單元格中。
2.2.17 快速輸入特殊符號有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入
速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，注意:
不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯→替換”命令，打開“替換”對話框（），在“查找內容”下面的方框中輸入代
替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然后按“替換”按鈕一個一個
替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。
2.2.18 快速輸入相同文本有時后面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以采取快速復制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V
”）的方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連續的單元格中輸入同一文本（如“有限公司”），我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后用
“填充柄”將其復制到后續的單元格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經輸入過，當你輸入該文本前面幾個字符時，系統會提示你
，你只要直接按下Enter鍵就可以把后續文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”鍵就可
以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，
用鼠標點擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。
2.2.19 快速給數字加上單位有時我們需要給輸入的數值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地
輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現單位的自動輸入:先將數值輸入相應的單元格中（注意:僅限于數值），然后在按住Ctrl鍵的同時
，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框（），在“數字”標簽中，選中“分類”下面的“
自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應數值的后面
2.2.20 巧妙輸入位數較多的數字大家知道，如果向Excel中輸入位數比較多的數值（如身份證號碼），則系統會將其轉為科學計數的格式，與
我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數值設置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設置，也可以實現，但操作很慢。
其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態下輸入）。
2.2.21 將WPS/Word表格轉換為Excel工作表有時需要將WPS／Word編輯過的表格轉換成 Excel工作表，可利用Excel的數據庫操作、宏操作等功
能進行分析、處理，轉換方法非常簡單: 1.啟動WPS／Word，打開WPS／Word文檔，拖動鼠標，選擇整個表格，再在“編輯”菜單中選擇“復制
”命令; 2.啟動Excel，打開Excel工作表，單擊目標表格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。注:若需將老版本的
WPS表格轉換為Excel工作表，應先將其用WPS97／WPS2000／WPS Office或Word打開，再進行轉換。
2.2.22 取消單元格鏈接將鏈接單元格格式更改為數值格式就可以取消單元格鏈接，方法如下:選擇包含鏈接的單元格，然后單擊“復制”按鈕
，保持該格處于選中狀態，單擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘貼”命令選擇“數值”后單擊“確定”，單元格內容就被單元格實際數值替代，與其
它源文件的鏈接就刪除了。
2.2.23 快速輸入拼音選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式→拼音信息→顯示或隱藏”命令，選中的單元格會自動變高，再單擊“格式
→拼音信息→編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式→拼音信息→設置”命令，可以修改漢字與拼音的對齊關系。
2.2.24 插入“√” 首先選擇要插入“√”的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a或b，即在單元格中插入了“√”。
2.2.25 按小數點對齊有以下兩種方法使數字按小數點對齊: 1.選中位數少的單元格，根據需要單擊格式工具欄上的“增加小數位數”按鈕多
次，將不足位數補以0。 2.選中位數少的單元格，右鍵單擊選擇“設置單元格格式”命令，在彈出的窗口中單擊“數字”標簽，選中“數值”
，在右面的“小數位數”中輸入需要的），程序就會自動以0補足位數。同樣，對于位數多的單元格，如果設置了較少的小數位數，程序會自動
去掉后面的數字。
2.2.26 對不同類型的單元格定義不同的輸入法在一個工作表中，通常既有數字，又有字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的單元格時，
需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格，實現輸入法的自動
切換: 1.選擇需要輸入漢字的單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，在“數據有效性”對話框中選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”
下拉列表中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕（）; 2.同樣，選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，選擇“輸
入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“關閉(英文模式)”，單擊“確定”按鈕。此后，當插入點處于不同的單元格時，Excel會根
據上述設置，自動在中英文輸入法間進行切換，從而提高了輸入效率。
2.2.27 在Excel中快速插入Word表格 1.打開Word表格所在的文件; 2.打開要處理Word表格的Excel文件，并調整好兩窗口的位置，以便看見表
格和要插入表格的區域; 3.選中Word中的表格; 4.按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。
2.2.28 設置單元格字體選定要格式化的全部單元格或單個單元格中的指定文本，單擊“格式→單元格”命令，在“字體”框中，單擊所需字
體，在“字號”框中，單擊所需的字體大小即可（）。另外，如果某一單元格中的少量數據不可見，那么可減小這些數據字體的大小，而不用
調整列的寬度，以顯示單元格中所有數據。
2.2.29 在一個單元格中顯示多行文字選定要設置格式的單元格，單擊“格式→單元格”命令，在打開的單元格格式對話框中選中“對齊”選
項卡下的“自動換行”復選框（）即可。
2.2.30 將網頁上的數據引入到Excel表格網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel中，而且效果極佳。你可以選中信息并復制
它，然后將信息粘貼到Excel中，或者可以選中信息并將其拖放到Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網絡的表格數據會顯得
非常簡單并且異常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。
2.2.31 取消超級鏈接下面介紹兩個方法，讓你方便地取消Excel中的超級鏈接。 1.如果正在輸入URL或E-mail地址，在輸入完畢后敲回車鍵，
剛才輸入的內容會變成藍色，此時單擊智能標記選擇“撤消超鏈接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超級鏈接，右鍵單擊單元格，在快捷
菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。
2.2.32 編輯單元格內容雙擊要鍵入數據的單元格，直接輸入數據或對其中內容進行修改，完成后若要確認所做的改動，按Enter鍵即可;若取
消所做的改動，按Esc鍵。另外，你還可以單擊單元格，再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數據了。
2.2.33 設置單元格邊框選擇要添加邊框的所有單元格，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項卡（），然后在“樣式”中選中所需
的線型樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確定”按鈕即可。要設置含有旋轉文本的選定單元
格的樣式，單擊“格式→單元格”命令，選擇“邊框”選項卡，然后使用“預置”下的“外邊框” 和“內部”按鈕，邊框應用于單元格的邊界
，它會和文本旋轉同樣的角度。
2.2.34 設置單元格文本對齊方式選擇要設置文本對齊的單元格，單擊“格式→單元格”命令，單擊“對齊”標簽，然后根據需要設置文本對
齊方式即可。
2.2.35 輸入公式單擊將要在其中輸入公式的單元格，然后鍵入＝(等號)，若單擊了“編輯公式”按鈕或“粘貼函數”按鈕，Excel將插入一個
等號，接著輸入公式內容，按Enter鍵。
2.2.36 輸入人名時使用“分散對齊”（微軟Office技巧大賽獲獎作品）在Excel表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間
空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入后，選中該列，點擊“格式→單元格→
對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。
2.2.37 隱藏單元格中的所有值（微軟Office技巧大賽獲獎作品）有時候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏
值的單元格。單擊“格式→單元格”命令，選擇“數字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后將“類型”框中已有的代碼刪除，
鍵入“;;;”(3個分號)即可（）。提示:你也許奇怪為什么會這樣，其實單元格數字的自定義格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這
4個部分用3個分號分隔，哪個部分空，相應的內容就不會在單元格中顯示。現在都空了，當然就都不顯示了。
2.2.38 恢復隱藏列通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格，然后選擇“格式→列→取消隱藏”菜單項可以恢復隱藏的列。其實恢復隱藏列還有
一種快捷方法:將鼠標指針放置在列標的分割線上，例如，若隱藏B列，則將鼠標指針放置在列A和列C的分割線上，輕輕地向右移動鼠標指針，
直到鼠標指針從兩邊有箭頭的單豎變為兩邊有箭頭的雙豎杠，此時拖動鼠標就可以打開隱藏的列。
2.2.39 快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟Office技巧大賽獲獎作品）在Excel中隱藏行或列, 通常可以通過格式菜單中的行或列選
項中的隱藏來實現, 或者是選中行號或列標后通過鼠標右鍵的快捷菜單來完成, 對于分散的單元格區域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中單
元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中單元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0”
2.2.40 徹底隱藏單元格在很多時候我們會將一些行或列的內容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶復制包含隱藏行或列的區域，這樣隱藏
的內容就會在粘貼的新的工作表中出現，降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以先選中要復制的區域，然后單擊“編輯→定位”
命令，在打開的對話框中點擊“定位條件”按鈕，在定位條件對話框中選中“可見單元格”選項），這樣就可以避免上面所發生的情況了。
2.2.41 用下拉列表快速輸入數據如果某些單元格區域中要輸入的數據很有規律，如學歷(小學、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士
)、職稱(技術員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就可以設置下拉列表實現選擇輸入。具體方
法為: 選取需要設置下拉列表的單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，從“數據有效性”對話框中選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉
列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設置下拉列表所需的數據序列，如“技術員、助理工程師、工程師、高級工程師”，并確保復
選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可（）。這樣在輸入數據的時候，就可以單擊單元格右側的下拉箭頭選擇輸入數據，從而
加快了輸入速度。
2.2.42 快速輸入自定義短語使用該功能可以把經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的
文字。定義“自動更正”項目的方法如下:單擊“工具→自動更正選項”命令，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語，如“
電腦報”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容，如“電腦報編輯部”，單擊“添加”按鈕，將該項目添加到項目列表中，單擊“確定”退出
。以后只要輸入“電腦報”，則“電腦報編輯部”這個短語就會輸到表格中。
2.2.43 設置單元格背景色選擇要設置背景色的單元格，單擊“格式→單元格”命令，然后單擊“圖案”選項卡，要設置帶有圖案的背景色，
請在“顏色”框中單擊選中一種顏色，然后單擊“圖案”下拉菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色即可。
2.2.44 快速在多個單元格中輸入相同公式先選定一個區域，再鍵入公式，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，可以在區域內的所有單元格中輸入
同一公式。
2.2.45 同時在多個單元格中輸入相同內容選定需要輸入數據的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相應數據，按
“Ctrl+Enter”鍵即可。
2.2.46 快速輸入日期和時間當前日期選取一個單元格，并按“Ctrl+;” 當前時間選取一個單元格，并按“Ctrl+Shift+;” 當前日期和時
間選取一個單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格鍵，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:當你使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的信息是
靜態的。要想自動更新信息，你必須使用TODAY和NOW函數。
2.2.47 將復制的單元格安全地插入到現有單元格之間如果你想要將一塊復制的單元格插入到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行或列——
可以通過下面這個簡單的操作來完成: 選擇你將要復制的單元格，單擊編輯菜單上的復制，在工作表上選擇將要放置被復制單元格的區域，然
后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入對話框中單擊周圍單元格的轉換方向，然后單擊“確定”。現在，復制的單元格將插入到合適的位置，而你
無需擔心它們覆蓋原有的信息。
2.2.48 在Excel中不丟掉列標題的顯示你是否希望不論將Excel電子表格滾動到哪里都能夠看到列標題？這里將介紹一種使列標題總保持可見
的方法: 選擇緊鄰列標題的下一行，單擊“窗口→凍結窗格”命令，被凍結的列標題不會滾動，而且在你移動工作簿的其他部分時，列標題會
保持可見。
2.2.49 查看與日期等效的序列數的值 Excel將所有的日期都作為序列數對待，要查看與日期等效的序列數的值，通常需要將包含日期的單元格
格式更改為“常規”格式。現在有一種快捷方法:選擇包含日期的單元格，然后單擊“格式”工具欄上的“千位分隔樣式”按鈕(即逗號形狀的
按鈕)，Excel將會對選擇的單元格應用千位分隔樣式顯示序列數。
2.2.50 快速復制單元格內容選中下面的單元格，按“Ctrl+'（為英文狀態下的單引號）”組合鍵，即可將上一單元格的內容快速復制下來。
2.2.51 使用自定義序列排序（微軟Office技巧大賽獲獎作品）在Excel排序對話框中選擇主要關鍵字后單擊選項，可以選擇自定義序列作為排
序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果以前排行的順序都是選擇性粘貼轉置，排完序后再轉置
。自定義排序只應用于“主要關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自定義排序。若要用自定義排序對多個數據列排序，則
可以逐列進行。例如，要根據列A或列B進行排序，可先根據列B排序，然后通過“排序選項”對話框確定自定義排序次序，下一步就是根據列A
排序。
2.2.52 快速格式化Excel單元格如果想要快速訪問Excel中的單元格格式對話框，以更改諸如字樣、對齊方式或邊框等，請先選擇需要格式化
的單元格然后按下“Ctrl+1”組合鍵，就可以打開“單元格格式對話框”。
2.2.53 固定顯示某列不少人在工作中用Excel做工資表時，由于工資表項目很多，往往一行信息不能同時顯示在屏幕上，給日常的查詢和變動
工資輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解決這個問題:首先在表格中單擊要凍結列的右邊一列，然后單擊“窗口→凍結窗格”命令即可。
如果你想撤消此功能，點擊“窗口”菜單，原來“凍結窗口”命令變成“撤消窗口凍結”，單擊它即可。
2.2.54 在Excel中快速編輯單元格如果你希望使用鍵盤做每一件事，在Excel電子表格中快速編輯數據將很困難，因為你會發現自己想對單元
格做改動時，經常需要用到鼠標。其實你可以使用一個快捷鍵——F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。下面將教你怎么做: 利用箭頭鍵選擇要
編輯的單元格，按下F2，編輯單元格內容，編輯完成后，按Enter鍵確認所做改動，或者按ESC鍵取消改動。注意:這個技巧在Excel編輯超級鏈
接時非常方便，因為如果當你使用鼠標點擊單元格的超級鏈接時將自動打開Internet瀏覽器窗口，使用鍵盤可以很容易地編輯超級鏈接。
2.2.55 使用自動填充快速復制公式和格式想用一種無需輸入數字的簡單方法在Excel中填充數字嗎？利用自動填充命令，你可以快速向相鄰的
單元格復制數據、公式或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇希望復制的單元格，將光標移到選中單元格的右下角，光標將變成一個黑色
的+號，點擊并按住鼠標右鍵不放，將光標拖過將要填充的單元格，松開鼠標右鍵，鼠標右擊，在出現的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，
這一技巧可以在創建電子表格時節省大量時間。
2.2.56 為單元格添加批注 Excel為方便用戶及時記錄，提供了添加批注的功能，當你給單元格進行注釋后，只需將鼠標停留在單元格上，就可
看到相應的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批注的單元格，單擊“插入→批注”命令，在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好后單
擊批注框外部的工作表區域即可。在添加批注之后單元格的右上角會出現一個小紅點，提示該單元格已被添加了批注。將鼠標移到該單元格上
就可以顯示批注。
2.2.57 數據自動輸入在Excel中，數字、日期和時間等形式的數據可以直接連續輸入。例如，當需要輸入12/10/91～12/10/99這些連續的日期
，可以先在第一個單元格中輸入12/10/99，然后用鼠標選中該單元格，接著再用鼠標直接拖動單元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者
垂直向下移動，即可自動在相鄰的單元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99數據。當然你也可以單擊填充柄，選擇需要的序列方式（）
。對于數字而言，還可以實現等差數列和等比數列的連續輸入。
2.2.58 在Excel中快速計算一個人的年齡 Excel中的DATEDIF() 函數可以計算兩單元格之間的年、月或日數。因此，這個函數使得計算一個人
的年齡變得容易了。在一個空白工作表中的A1單元里輸入生日，用斜線分隔年、月和日，在A2單元中輸入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，
然后按Enter，這個人的年齡(以年表示)將被顯示在A2單元中。
2.2.59 快速修改單元格次序在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內容的次序，具體操作方法為:首先用鼠標選定單元格，同時
按下鍵盤上的Shift鍵，接著移動鼠標指針到單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變
成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。
2.2.60 將網頁上的數據引入到Excel表格中網頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復制到Excel中，而且效果極佳。在Excel中，你可以像
使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。
第3節圖形和圖表編輯技巧
2.3.1 在網上發布Excel生成的圖形 Excel的重要功能之一就是能快速方便地將工作表數據生成柱狀、圓餅、折線等分析圖形。要想在Web發布
這類以及用于報表裝飾示意類圖形，首先單擊“工具→選項”命令，在“常規”中選擇“Web選項”，選擇是否采用便攜網絡圖形格式(PNG)存
儲文件，以加快下載速度和減少磁存儲空間，但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器支持，并非對所有瀏覽器都合適。如果未選擇PNG圖形格
式，Excel會自動選擇并轉換為GIF、JPG格式文件，并創建名為“文件名files”的子文件夾來保存轉換過的圖形。例如，如果文件名為
“dog.htm”，則Excel將創建名為“dog/files”的子文件夾。Excel也會支持文件指定文件名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若
在Web發布時選中圖表的“選擇交互”選項框，則生成的Web頁面將保留Excel的圖形與表格數據互動的功能，即頁面中顯示數據表格和對應分析
圖形，用戶如果改變表格中的數據，則對應圖形隨之發生改變。但要注意的是，這一交互并不能刷新存放在服務器端的數據表數據，如果你需
要刷新或修改服務器端的數據，則須利用VB等編制腳本程序。
2.3.2 創建圖表連接符當你繪制了一些基本圖表以后，經常需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，并說明圖表中的關系。Excel 2002提供了真
正的圖表連接符，這些線條在基本形狀的預設位置保持連接，當你移動基本形狀時，連接符與它們一起移動，而不需要你手工繪制它們。要創
建連接符，可按以下步驟進行:首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用
的連接符類型。鼠標指針將變成帶有4條放射線的方形，當鼠標停留在某個形狀上，形狀上預先定義的連接點將變成邊界上彩色的點，單擊希望
連接符連接的點。然后在另一形狀的連接點上重復這個過程。
2.3.3 將Excel單元格轉換成圖片形式插入到Word中假如要把Excel中某些單元格區域轉換成圖片形式，可先選中要進行轉換的單元格區域，然
后按住Shift鍵，單擊“編輯→復制圖片”命令，在彈出的“復制圖片”對話框中，可選擇“如屏幕所示”和“如打印效果”兩種顯示方式（圖
1），如果選擇“如屏幕所示”，還可以進一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所示”和“圖片”單選按鈕，單擊“確
定”按鈕。然后進入Word中，單擊“編輯→粘貼”命令，即可將選中的Excel單元格區域以圖片形式粘貼過來。如果用戶沒用添加表格框線，
那么選擇“如打印效果”后，在進行“粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果選擇“如屏幕所示”選項，“粘貼圖片”操作后，圖片會有和屏
幕顯示一樣的邊框。
2.3.4 將Word內容以圖片形式插入到Excel表格中如果要把Word中的某一段內容以圖片形式插入到Excel表格中，可按照如下步驟進行:首先在
Word中選中要復制的內容，然后單擊“編輯→復制”命令，進入Excel中，按住Shift鍵，單擊“編輯→粘貼圖片”命令，即可將剛才復制的內
容以圖片格式插入到Excel表格中，而且在該圖片上雙擊，還可進行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他程序中的內容以圖片格
式粘貼到Excel中。
2.3.5 將Word中的內容作為圖片鏈接插入Excel表格中首先在Word中選中要復制的內容，然后單擊“編輯→復制”命令，進入Excel中，按住
Shift鍵，單擊“編輯→粘貼鏈接圖片”命令可將選中內容作為一個圖片鏈接插入Excel中。
2.3.6 在獨立的窗口中處理內嵌式圖表在某些情況下，你可能希望在獨立的窗口中處理內嵌式圖表，例如，一個圖表比工作表窗口要大的話，
那么在它自己的窗口中處理它將更容易、更靈活。要在一個窗口中處理圖表，可在圖表區單擊鼠標右鍵，并從快捷菜單中選擇“圖表窗口”。
2.3.7 在圖表中顯示隱藏數據通常，Excel不對隱藏單元格的數據制圖。但是，你也許不希望隱藏的數據從圖表中消失，可以這樣操作:首先激
活圖表，單擊“工具→選項→圖表”，在“圖表”標簽中取消選擇“只繪制可見單元格數據”復選框（）。要注意的是，“只繪制可見單元格
數據”只適用于激活的圖表，因此，你在進行這個操作之前，必須激活圖表，否則“只繪制可見單元格數據”選項是不可選的。
2.3.8 在圖表中增加文本框只要你愿意，你可以在圖表中的任何地方增加能夠移動的文本內容(不限于標題)。方法為:選定圖表除標題或數據
系列外的任何部分，然后在編輯欄中鍵入文本內容，接著按回車鍵，這樣，圖表中就自動生成包含鍵入內容的文本框，你可以把它移到任何地
方并根據自己的喜好進行格式化。
2.3.9 建立文本與圖表文本框的鏈接在工作表的空白單元格內輸入要鏈接的文本，單擊選中圖表，在編輯欄輸入等號，然后單擊包含要鏈接文
本的單元格，接著按回車鍵，該文本就出現在圖表中的某個位置上了。這樣，不管什么時候工作表單元格內的文本發生變化時，圖表內的文本
也隨著改變。但要注意的是，一旦你取消了選中文本框，就很難再用鼠標選中該文本框進一步地修改，此時你可以使用我們前面介紹過的圖表
元素選取方法，即使用箭頭鍵移動選擇圖表元素。
2.3.10 給圖表增加新數據系列有時我們需要對已創建好的圖表增加新的數據系列，雖然你可以重新創建包含新數據系列的圖表，但對已經存
在的圖表增加新數據系列顯得更為簡單、方便。方法一:使用“數據源”對話框激活圖表，單擊“圖表→源數據→系列”，單擊“添加”按鈕
，在“名稱”欄中指定數據系列的名稱，在“值”欄中指定新的數據系列，單擊“確定”按鈕即可（）。方法二:使用“選擇性粘貼”對話框
選擇要增加的數據系列并將其復制到剪貼板上，然后激活圖表，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出現“選擇性粘貼”對話框，選
擇添加單元格為“新系列”，并選擇合適的數值軸，然后單擊“確定”按鈕即可。方法三:拖動鼠標法選擇要增加為新數據系列的單元格區域
，鼠標指針指向區域的邊框，把它拖到圖表中。當你松開鼠標按鈕的時候，圖表中就增加了新的數據系列。注意:這一方法僅對內嵌式圖表起作
用。方法四:使用“添加數據”對話框激活圖表，單擊“圖表→添加數據”命令，然后選擇要增加為新數據系列的單元格區域，單擊“確定”
按鈕即可。
2.3.11 快速修改圖表元素的格式通常，我們通過使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標右鍵，從快捷菜單中選擇“格式”命令來對
圖表元素進行格式化。其實還有快速的方法:雙擊圖表元素，將會調出此圖表元素的格式對話框。根據選擇的圖表元素不同，此對話框會有所不
同。
2.3.12 創建復合圖表復合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個圖表同時顯示折線圖和柱形圖。創建一個復合
圖表只需簡單地將一個或一個以上的數據系列轉變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個數據系列，單擊“圖表→圖表類型”命令，然后選擇你
所要應用到數據系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。
2.3.13 對度量不同的數據系列使用不同坐標軸有時，你需要繪制度量完全不同的數據系列，如果你使用同樣的坐標軸，那么很可能某個系列
幾乎是不可見的。為了使得每個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標軸。要為某個數據系列指定一個輔助坐標軸，首先要選定圖表中的這個
數據系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊“數據系列格式→坐標軸”命令，選擇“次坐標軸”選項。
2.3.14 將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型 Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實，你可以將自己創建的圖表設置為自定義圖表類型
，以便以后使用。具體方法為:創建要設置為自定義圖表類型的圖表，直到你滿意為止。激活此圖表，單擊“圖表→圖表類型→自定義類型”，
選擇“自定義”選項，將會顯示所有用戶自定義圖表類型的一個列表。單擊“添加”按鈕，將會出現“添加自定義圖表類型”對話框，為你的
圖表類型輸入一個名稱和簡短的說明，然后單擊“確定”，這樣你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。
2.3.15 復制自定義圖表類型如果你希望將你定制的自定義圖表類型復制到其他電腦中，只需要簡單地把
C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夾中的xlusrgal.xls文件復制到其他機器的同樣文件夾中即可。
2.3.16 旋轉三維圖表你可以非常靈活地旋轉調節三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。方法一:使用“設置三維視圖格式”對話框
激活三維圖表，單擊“圖表→設置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或數據來旋轉和進行透視改變（）。方法二:使用鼠標實時拖動
“角點”旋轉圖表點擊圖表，圖表邊角出現黑色的控制點(稱為“角點”)。你可以拖動一個角點，旋轉圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦
你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你可以單擊“圖表→設置三維視圖格式”命令，單擊“默認值”按鈕，恢復原來的標準三維視圖。當你旋轉
三維圖表時，如果在拖動的同時按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得更清楚，不至于把圖表搞得奇形怪狀的。
2.3.17 拖動圖表數據點改變工作表中的數值選擇圖表數據系列中的一個數據點，然后按照數值增大或減少的方向拖動數據點，你會發現工作
表中的相應數值隨著圖中數據點的新位置改變而改變。如果你知道一個圖的外形以及你要確定能生成該圖的數值，這種技巧就顯得非常有用。
但要注意的是，這種方法在大多數情況下是危險的，因為你可能在不經意間更改了不應該更改的數值。
2.3.18 把圖片合并進你的圖表 Excel能很容易地把一個圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。方法一:使用“圖案”對話框雙擊某個
數據系列，選擇“圖案”標簽，單擊“填充效果”按鈕，在“填充效果”對話框中選擇“圖片”標簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個要使
用的圖形文件即可。方法二:使用剪貼板將圖像復制到剪貼板上，激活圖表，選擇數據系列或數據系列中的一個數據點，再單擊“編輯→粘貼
”命令。這種方法適用于需要調用的圖像不在文件中的時候，只要圖像可以復制到剪貼板上，則這種方法就可行。方法三:使用鏈接圖片我們
知道，圖表中可以使用數據表。如果你覺得圖表中的數據表不是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數據表。下面是具體的操作方法:
創建好圖表，并將數據表使用的單元格區域按你的需要進行格式化。選定需要的單元格區域，按住Shift鍵，單擊“編輯→復制圖片”命令，出
現一個“復制圖片”對話框，單擊“確定”接受默認選項。這樣，選定的單元格區域就作為一個圖片復制到剪貼板中了。激活圖表，將剪貼板
中的內容粘貼到圖表。此時所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區域(或直接用鼠標選
擇)。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表數據區域鏈接的圖片，對于工作表單元格區域中的任何改變，都會直接反映在圖表鏈接的圖片中。
2.3.19 用圖形美化工作表我們在制作Excel工作表時，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來
吸引人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖形”按鈕，然后選擇“其他自選圖形”，從中選擇一個你需要的圖案。插入此圖形后
，在工作表中選中它，單擊“編輯欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格，然后回車。這樣，鏈接單元格的內容將會出現在所選定的圖案上
。如果鏈接單元格的內容變動時，圖案上的數據也會跟著反映出變動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用鼠標雙擊圖形
，打開“設置自選圖形格式”對話框。在這個對話框中，你可以改變目前所使用的格式，例如調整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、
增加文字色彩等。
2.3.20 讓文本框與工作表網格線合二為一在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊
界與工作表網格線重合。
2.3.21 快速創建默認圖表我們知道，創建圖表一般使用“圖表向導”分4個步驟來完成，在每個步驟中你可以根據需要調整各個選項的設置。
其實，如果你想使用默認的圖表類型、圖表選項和格式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來制作圖表數據的工作表，選
取用來制作圖表的數據區域，然后按F11鍵即可快速創建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，它是一個二維柱形圖。
2.3.22 快速創建內嵌式圖表在工作表中選取用來制作圖表的數據區域，然后單擊“默認圖表”按鈕即可，不過，一般缺省時，“默認圖表”
工具按鈕不會顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法把“默認圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具→自定義→命令”，在“類別”列表中選擇“
制作圖表”，并在“命令”列表中找到“默認圖表”，用鼠標將它拖到屏幕上工具欄中適當的位置即可。
2.3.23 改變默認圖表類型 Excel的默認圖表類型是二維柱形圖連同一個淺灰色區域、一個在右邊的圖例以及水平網格線。如果你不喜歡這種默
認圖表類型，可以通過以下方法來改變它:單擊“圖表→圖表類型”命令，選擇一個你想作為默認值的圖表類型(它可以是標準類型或自定義類
型中的一種)，然后單擊“設置為默認圖表”按鈕，確認即可。如果你需要創建很多個同一類型的圖表，你就可以通過這種改變默認圖表類型的
方法來提高你的效率。
2.3.24 快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表你可以輕易轉換內嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創建的圖表，可以看到Excel的“
數據”菜單變為“圖表”菜單，單擊“圖表→位置”命令，出現“圖表位置”對話框，你可以在“作為新工作表插入”和“作為其中的對象插
入”兩者之間作出選擇（圖5），同時選擇一個工作表。這樣，Excel將刪除原來的圖表，以你選擇的方式移動圖表到指定的工作表中。
2.3.25 利用圖表工具欄快速設置圖表通常，我們使用“圖表”菜單中的命令來對圖表進行適當的設置。其實，我們可以用鼠標右鍵單擊工具
欄中的任意位置，在出現的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活了圖表工具欄，我們看到其中包含了“圖表對象”、“圖表區格式”、“圖
表類型”、“圖例”、“數據表”、“按行”、“按列”、“順時針斜排’’和“逆時針斜排”等按鈕（圖6），當然你還可以通過自定義的方
法將“默認圖表”等其他一些制作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表工具欄比使用“圖表”菜單更方便，而且速度更快。
2.3.26 快速選取圖表元素圖表創建好以后，我們還需要對某些圖表元素進行編輯和格式化。圖表區包括整個圖表和它的全部元素，當你選取
圖表區后，你就可以看到8個黑色小方塊。要想調整單個的圖表對象，首先必須選取該對象，然后更改其屬性。通過把鼠標指向某一特定圖表對
象來選取該對象，可能會很困難，特別是在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左
側的“圖表對象”下拉列表，從該下拉列表中選取的任何項目，也就等于在當前圖表中選取了那個項目。其實，還有一種選取圖表元素方法，
即在選取圖表的任何一部分以后，你可以通過使用箭頭鍵快速、連續地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的
圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續地選取圖表每一個可以選取的元素，包括每一個數據系列中的單個數據點，以及圖例中的彩色圖例
符號和文本條目。
2.3.27 通過一次按鍵創建一個Excel圖表這是一個非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創建一個圖表，選擇你需要繪制的數據并按下F11
鍵。Excel將自動為你創建圖表。另外，在選好單元格后按下“Alt+F1”，你將得到相同的結果。
2.3.28 繪制平直直線在Excel繪制直線時是不是很難？其實，在應用直線繪制工具時，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另
外，按下Shift鍵繪制矩形即變為正方形、繪制橢圓形即變為圓形。
第4節函數和公式編輯技巧
2.4.1 巧用IF函數清除Excel工作表中的0 有時引用的單元格區域內沒有數據，Excel仍然會計算出一個結果“0”，這樣使得報表非常不美觀，
看起來也很別扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函數可以有效地解決這個問題。 IF函數是使用比較廣泛的一個函數，它可以對
數值的公式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據邏輯測試的真假返回不同的結果。它的表達式為:IF
(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如A1>=100就是一個邏輯表
達式，如果A1單元格中的值大于等于100時，表達式結果即為TRUE，否則結果為FALSE;value_if_true表示當logical_test為真時返回的值，也
可是公式;value_if_false表示當logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的
含義為:如果單元格B1到C1內有數值，且求和為真時，區域B1到C1中的數值將被進行求和運算。反之，單元格B1到C1內沒有任何數值，求和為假
，那么存放計算結果的單元格顯示為一個空白單元格。
2.4.2 批量求和對數字求和是經常遇到的操作，除傳統的輸入求和公式并復制外，對于連續區域求和可以采取如下方法:假定求和的連續區域
為m×n的矩陣型，并且此區域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標將此區域選中并包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時選中，單擊
“常用”工具條上的“Σ”圖標，則在選中區域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，并且系統能自動識別選中區域中的非數值型單元格
，求和公式不會產生錯誤。
2.4.3 對相鄰單元格的數據求和如果要將單元格B2至B5的數據之和填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格B6，輸入“=”，再雙擊常用工
具欄中的求和符號“∑”;接著用鼠標單擊單元格B2并一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區域，這時在編輯欄和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”
，單擊編輯欄中的“√”（或按Enter鍵）確認，公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的單元格中任意輸入數據，它們的和立刻就會顯示在單元
格B6中。同樣的，如果要將單元格B2至D2的數據之和填入單元格E2中，也是采用類似的操作，但橫向操作時要注意:對建立公式的單元格(該例
中的E2)一定要在“單元格格式”對話框中的“水平對齊”中選擇“常規”方式 , 這樣在單元格內顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。如果
還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數據之和分別填入C6、D6和E6中，則可以采取簡捷的方法將公式復制到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的
單元格B6，單擊常用工具欄中的“復制”圖標，再選中C6到E6這一區域，單擊“粘貼”圖標即可將B6中已建立的公式相對復制到C6、D6和E6中
。
2.4.4 對不相鄰單元格的數據求和假如要將單元格B2、C5和D4中的數據之和填入E6中，操作如下: 先選定單元格E6，輸入“=”，雙擊常用工
具欄中的求和符號“∑”;接著單擊單元格B2，鍵入“，”，單擊C5，鍵入“，”，單擊D4，這時在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5
，D4）”，確認后公式即建立完畢。
2.4.5 利用公式來設置加權平均加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總
量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（
其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。
2.4.6 自動求和在老一些的Excel版本中，自動求和特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動求和按鈕被鏈接到一個更長的公
式列表，這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個功能更強大的自動求和函數，你可以快速計算所選中單元格的平均值，在一組值中查
找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號下邊要計算的單元格，或者單擊行號右邊要計算的單元格，單擊常用工具欄上自動求和按鈕
右邊的箭頭，并單擊要用的公式，然后按Enter。
2.4.7 用記事本編輯公式在工作表中編輯公式時，需要不斷查看行列的坐標，當編輯的公式很長時，編輯欄所占據的屏幕面積越來越大，正好
將列坐標遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？打開記事本，在里面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限制，還
有滾動條,其結果又是純文本格式，可以在編輯后直接粘貼到對應的單元格中而勿需轉換，既方便，又避免了以上不足。
2.4.8 防止編輯欄顯示公式有時，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯
欄中顯示公式，可按以下方法設置: 右擊要隱藏公式的單元格區域，從快捷菜單中選擇“設置單元格格式”，單擊“保護”選項卡，選中“鎖
定”和“隱藏”（）。然后再單擊“工具→保護→保護工作表”命令，選取“內容”，單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯欄或單元格中看
到已隱藏的公式，也不能編輯公式。
2.4.9 解決SUM函數參數中的數量限制 Excel中SUM函數的參數不得超過30個，假如我們需要用SUM函數計算50個單元格A2、A4、A6、A8、A10、
A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示“太多參數”。其實，我們
只需使用雙組括號的SUM函數;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數和其他擁有可變參數的函數的引
用區域數。
2.4.10 在絕對與相對單元引用之間切換當你在Excel中創建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對于公式所在的位置引用單元，
也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$后跟符號表示，例如，$B$1是對第
一行B列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方
法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。
2.4.11 快速查看所有工作表公式只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如
下: 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位于同一鍵上。在絕大多數鍵盤上，該鍵位于“1”
鍵的左側）。
2.4.12 實現條件顯示統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，顯示為“不及格”;輸入60以上的分數時，顯示為“及格”。這樣的效果，
不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數可以實現。假設分數在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實現不
同的等級: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　分“不及格”和“及格”2個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“優秀
”))　分3個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“優秀”))) 　分為4個等級注意:符號為半角，IF
與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層
第5節數據分析和管理技巧
2.5.1 管理加載宏 Excel包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數、向導、對話框和其他工具，擴充了工作表的基本功能。默認情
況下，每個加載宏都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要某個加載宏時，都要找Office光盤安裝，這是非常麻煩的事。為了避
免這種情況，你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它們。單擊“工具→加載宏”，出現“加載宏”對話框，選擇可能對
你有用的加載宏，如“分析工具庫”、“規劃求解”、“條件求和向導”等，單擊“確定”，Excel會提示所選加載宏尚沒有安裝，詢問是否現
在安裝，選擇“是”，然后插入Office安裝光盤完成安裝。不要在每次啟動Excel時加載每個加載宏，因為這樣將減慢啟動過程，而且每個加
載宏都占用了大量的內存。建議你將“自動保存”加載，井設置適當的“自動保存時間間隔”，這樣在Excel使用過程中能自動創建備份文件，
避免了掉電時丟失尚未保存的文件內容。
2.5.2 在工作表之間使用超級連接首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超
級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設
置欄中輸入相應的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置
，即可實現Excel自動打開目標工作表并轉到相應的位置處。
2.5.3 快速鏈接網上的數據你可以用以下方法快速建立與網上工作簿數據的鏈接: 1.打開Internet上含有需要鏈接數據的工作簿，并在工作簿
選定數據，然后單擊“編輯→復制”命令; 2.打開需要創建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格; 3.單擊“編輯
→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若你想在創建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]
2.5.4 跨表操作數據設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格
內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
2.5.5 查看Excel中相距較遠的兩列數據在Excel中，若要將距離較遠的兩列數據(如A列與Z列)進行對比，只能不停地移動表格窗內的水平滾動
條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個數據表“變”成兩個，讓相距較遠的數據同屏顯示。
把鼠標指針移到工作表底部水平滾動條右側的小塊上，鼠標指針便會變成一個雙向的光標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發現整個工
作表被一分為二，出現了兩個數據框，而其中的都是當前工作表內的內容。這樣你便可以讓一個數據框中顯示A列數據，另一個數據框中顯示Z
列數據，從而可以進行輕松的比較。
2.5.6 如何消除縮位后的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品）有時我們輸入的數字是小數點后兩位數，但是在精度要求上只要一位，縮
位后顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具→選項→重新計算”，選中“以顯示值為準”（），這樣計算結果就沒
有誤差了。事實上并不是計算上有誤差，而是顯示設置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精
度，在使用前Excel會給你一個警告。
2.5.7 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算如果某Excel工作表中有大量數字格式的數據，并且你希望將所有數字取負，請使用選擇性粘
貼命令，操作方法如下: 在一個空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點擊“編輯→復制”命令，選擇目標單元格。點擊“編輯→選擇性
粘貼”命令，選中粘貼欄下的數值和運算欄下的乘，點擊“確定”，所有數字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數值縮小1000或
更大倍數。
2.5.8 Web查詢保持Excel工作表總是最新 Web頁上經常包含適合在Excel中進行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信
息分析股票報價。但如果你需要經常更新信息就必須借助Web頁上的最新信息。現在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個任務來創建新的
可刷新Web查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數據的Web頁，把數據復制并粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數據下方將出現一個粘貼選項
智能標記，單擊粘貼選項智能標記右邊的箭頭，再單擊創建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話框中，點擊你想要查詢的數據表前面的黃色
箭頭，單擊導入。在Excel中可以手動或自動刷新這個數據。手動刷新方法如下:在外部數據工具欄上，單擊數據區域屬性按鈕，在刷新控制下
面選中你想要的選項的復選框。注意:當你從Web站點獲取數據時，可能會丟失一些格式或內容，像腳本、gif圖像或單個單元中的數據列表。
2.5.9 在Excel中進行快速計算查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態欄中
。狀態欄就是工作表窗口下方的水平區域。如果沒有出現狀態欄，單擊視圖菜單中的狀態欄，鼠標右擊狀態欄，然后單擊最大值，現在你就可
以在狀態欄中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量（
選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。
2.5.10 自動篩選前10個有時你可能想對數值字段使用自動篩選來顯示數據清單里的前n個最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個”自動
篩選。當你在自動篩選的數值字段下拉列表中選擇“前10個”選項時，將出現“自動篩選前10個”對話框，這里所謂“前10個”是一個一般術
語，并不僅局限于前10個，你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，比如根據需要選擇8個、12個等。
2.5.11 同時進行多個單元格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品）如果我們現在有多個單元格的數據要和一個數據進行加減乘除運算，那
么一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用“選擇性粘貼”功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個實例。我們要將C1、C4、C5、D3、
E11單元格數據都加上25，那么可以這樣做:首先在一個空白的單元格中輸入25，選中這個單元格后點擊鼠標右鍵選擇“復制”。然后按住Ctrl
鍵依次點擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框中勾選“運
算”框內的“加”選項，點擊“確定”。現在我們可以看到，這些單元格中的數據都同時被加上了25。
2.5.12 讓Excel出現錯誤數據提示 Excel除了可以對單元格或單元格區域設置數據有效性條件并進行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元
格區域時顯示幫助性“輸入信息”，也可以在用戶輸入了非法數據時提示“錯誤警告”。選取單元格或單元格區域，單擊“數據→有效性”命
令，單擊“輸入信息”選項卡，選定“選定單元格時顯示輸入信息”復選框，輸入標題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應輸入負數！”
（），單擊“確定”按鈕。此后，再選定那些單元格或單元格區域時，Excel將自動提示上述信息。另外，你還可以對設置了有效性條件檢查
的單元格或單元格區域，再設置“出錯警告”信息，方法是:選取單元格或單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，單擊“出錯警告”選項卡
，選定“輸入無效數據時顯示出錯警告”復選框（），選擇警告樣式，輸入標題如“警告”，輸入出錯信息如“不能輸入正數！”，然后單擊
“確定”按鈕即可。此后，如果你在指定的單元格中輸入了正數，Excel將警告你“不能輸入正數!”
2.5.13 用“超級連接”快速跳轉到其它文件用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標指向帶有下劃線
的藍色超級鏈接文件，然后單擊鼠標即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即
可。
第6節設置技巧
2.6.1 定制菜單命令你可以根據自己的要求來定制選項菜單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開其中的“命令”選項卡（），在左側的“
類別”窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是增加菜單命令，你只需在右側的“命令”格內進行選擇，將其拖至對應的菜單項，菜單自動打開
并出現一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標左鍵即可。如果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要刪除的命令，按下鼠
標左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開菜單單擊右鍵，選中“刪除”命令即可。
2.6.2 設置菜單分隔線 Excel工具欄按鈕之間有分隔線，如果你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分隔線。方法是:按住Alt鍵后拖動菜單
。如果拖動方向為增大菜單間距，則自動在中間添加分隔線;如果拖動方向為減小菜單間距，則自動去掉中間的分隔線。
2.6.3 備份自定義工具欄在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夾中有個Excel10．xlb文件，這個文件保存了你的自定
義工具欄和其他屏幕位置上每一個可見的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設置好后，為Excell0．xlb文件作拷貝，起個不同的名字，以備
隨時載入，恢復你的工具欄。
2.6.4 共享自定義工具欄如果你建立了一個自定義工具欄并希望和其他人一起分享的話，你可以將它“附加”到一個工作簿中。單擊“工具→
自定義→工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊“附加”按鈕（），出現“附加工具欄”對話框，單擊“復制”按鈕，即可將工具欄添加到
一個工作簿中。
2.6.5 使用單文檔界面快速切換工作簿 Excel 2002采用了單文檔界面，每打開一個工作簿，都會在任務欄中顯示出來。因此，你可以通過單擊
任務欄上的名稱來快速切換工作簿，而不必在“窗口”菜單中選擇打開的工作簿名稱。如果你的Excel 2002沒有此項功能，可按以下方法設置:
單擊“工具→選項”命令，單擊“視圖”選項卡，選中“任務欄中的窗口”復選框（），單擊“確定”按鈕即可。
2.6.6 自定義工具欄按鈕單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框使Excel處于自定義模式，這時你可以用鼠標右鍵單擊工具欄上
的按鈕圖標，彈出快捷菜單，利用這個快捷萊單，我們可以完成好多自定義工作。 1.使用“命名”改變工具按鈕的名稱; 2.使用“復制按鈕圖
像”可以將按鈕的圖標復制到剪貼板中，然后插入到文本或表格中、或者粘貼到另一個按鈕上; 3.使用“編輯按鈕圖像”來調用按鈕編
Excel XP的八則快速輸入技巧
　如果我們在用Excel XP處理龐大的數據信息時，不注意講究技巧和方法的話，很可能會花費很大的精力。因此如何巧用Excel XP，來快速輸
入信息就成為各個Excel XP用戶非常關心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。
1、快速輸入大量含小數點的數字
如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數位的數字時，按照普通的輸入方法，我們可能按照數字原樣大小直接輸入，例如現在要
在單元格中輸入0.05這個數字時，我們會把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數點的數字時，我們再按照上面的方
法輸入的話，每次輸入數字時都需要重復輸入小數點，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實，我們可以使用Excel XP中的小數點自動定
位功能，讓所有數字的小數點自動定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數點自動定位功能時，我們可以先在Excel XP的編輯界面中，用鼠
標依次單擊“工具”/“選項”/“編輯”標簽，在彈出的對話框中選中“自動設置小數點”復選框，然后在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯
示在小數點右面的位數就可以了。以后我們再輸入帶有小數點的數字時，直接輸入數字，而小數點將在回車鍵后自動進行定位。例如，我們要
在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設置中，讓“位數”選項為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數字自動變
為“0.06”，怎么樣簡單吧？
2、快速錄入文本文件中的內容
現在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時您需要將這些數據制作成Excel XP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概
只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數據一個個復制/粘貼到工作表中，也需花很多時間。沒關系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中
的文本文件導入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時，您只要在Excel XP編輯區中，
依次用鼠標單擊菜單欄中的“數據/獲取外部數據/導入文本文件”命令，然后在導入文本會話窗口選擇要導入的文本文件，再按下“導入”鈕
以后，程序會彈出一個文本導入向導對話框，您只要按照向導的提示進行操作，就可以把以文本格式的數據轉換成工作表的格式了。
3、快速輸入大量相同數據
　　如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數據信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容
易出錯。你可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數據，具體方法為：首先同時選中需要填充數據的單元格
。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊鼠標左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數據。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則
剛才選中的所有單元格同時填入該數據。
4、快速進行中英文輸入法切換
　　一張工作表常常會既包含有數字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復切換輸入法，非常
麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現自動切換：首先用鼠標選中需要輸入中文的單元格區域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的
中文輸入法；接著打開“有效數據”對話框，選中“IME模式”標簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數字的單
元格區域，在“有效數據”對話框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標
分別在剛才設定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。
5、快速刪除工作表中空行
　　刪除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減
輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進行刪除：首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標單擊菜單
欄中的“ 插入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數；然后根據其他任何一列將表中的行排
序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數據，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含
多少空行，您就可以很快地刪除了。
6、快速對不同單元格中字號進行調整
在使用Excel XP編輯文件時，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數目不等，致使有的單元格中的內容不能完全顯示
在屏幕上，為了讓這些單元格中的數據都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的
話，工作量將會變得很大。其實，您可以采用下面的方法來減輕字號調整的工作量：首先新建或打開一個工作簿，并選中需要Excel XP根據單
元格的寬度調整字號的單元格區域；其次單擊用鼠標依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標簽，在“文本控制”下選中“縮小
字體填充”復選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當你在這些單元格中輸入數據時，如果輸入的數據長度超過了單元格的寬度，Excel XP能夠
自動縮小字符的大小把數據調整到與列寬一致，以使數據全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改，則字符可自動增大或
縮小字號，以適應新的單元格列寬，但是對這些單元格原設置的字體字號大小則保持不變。
7、快速輸入多個重復數據
在使用Excel XP工作表的過程中，我們經常要輸入大量重復的數據,如果依次輸入，無疑工作量是巨大的。現在我們可以借助Excel XP的“宏”
功能,來記錄首次輸入需要重復輸入的數據的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時,計算機
就會重復所記錄的操作。使用宏功能時，我們可以按照以下步驟進行操作:首先打開工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；接著再用鼠
標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；設定好
宏后，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序將自動對所進行的各方面操作記錄復制。
8、快速處理多個工作表
　　有時我們需要在Excel XP中打開多個工作表來進行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯，編輯好了
以后再依次編輯下一個工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個必要同時打開多個工作表了，因為我們同時打開多個工作表的目的就
是要減輕處理多個工作表的工作量的，那么我們該如何實現這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標操
作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，然后就可以對其實行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標簽上按右鍵彈出
快捷菜單，進行插入和刪除多個工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁面設置……”，將選中的多個工作表設成相同的頁面模式；再
通過“編輯”菜單中的有關選項，在多個工作表范圍內進行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有關選項，將選中的多個工作表的
行、列、單元格設成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“
編輯”按鈕，將選中的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個工作表，并在其上完成我們所需要
的表格，則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。
高效辦公Excel排序方法"集中營"
　　　排序是數據處理中的經常性工作，Excel排序有序數計算（類似成績統計中的名次）和數據重排兩類。本文以幾個車間的產值和名稱為例
，介紹Excel 2000/XP的數據排序方法。
　　一、數值排序
　　1.RANK函數
　　RANK函數是Excel計算序數的主要工具，它的語法為:RANK （number，ref，order），其中number為參與計算的數字或含有數字的單元格，
ref是對參與計算的數字單元格區域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升
序方式）。
　　例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值，計算各車間產值排名的方法是:在F2單元格內輸入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，
敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式復制到剪貼板，選中F3、 F4單元格按Ctrl+V，就能計算出其余兩個車間的產值排
名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。
　　需要注意的是:相同數值用RANK函數計算得到的序數（名次）相同，但會導致后續數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與 F3
相同，則按本法計算出的排名分別是3、3和1（降序時）。
　　2.COUNTIF函數
　　COUNTIF函數可以統計某一區域中符合條件的單元格數目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統計的單元格區域
，criteria是以數字、表達式或文本形式定義的條件。其中數字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。
　　仍以圖1為例，F2單元格內輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）+1”。計算各車間產值排名的方法同上，結果也完全相同，2
、 1和3。
　　此公式的計算過程是這樣的:首先根據E2單元格內的數值，在連接符&的作用下產生一個邏輯表達式，即“>176.7”、“>167.3”等。
COUNTIF函數計算出引用區域內符合條件的單元格數量，該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，
對重復數據計算得到的結果與RANK函數相同。
3.IF函數
　　Excel自身帶有排序功能，可使數據以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數結合，可以計算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、
E4單元格的產值排序為例，具體做法是:選中E2單元格，根據排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作
表中的所有數據按要求重新排列。
　　假如數據是按產值由大到小（降序）排列的，而您又想賦予每個車間從1到n（n為自然數）的排名。可以在G2單元格中輸入1，然后在G3單
元格中輸入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1）”，只要將公式復制到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產值排名。
　　二、文本排序
　　選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數據表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方
法: 選中排序關鍵字所在列（或行）的首個單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數據”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕
。選中“排序選項”對話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據數據排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對
話框（圖2）。如果您的數據帶有標題行（如圖1中的“單位”之類），則應選中“有標題行”（反之不選），然后打開“主要關鍵字”下拉列
表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數據就會據此重新排列。
　　此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。
　　三、自定義排序
　　如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數據，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類
問題可以用定義排序規則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項”命令，打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡（圖3）
。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標就會在右邊的“輸入序列”框內閃動，您就可以輸入“金工車間”、 “鑄造車間”等自定義
序列了，輸入的每個序列之　　間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在于工作表中，可以選中序列所在的單
元格區域單擊“導入”，這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。無論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列
”中備用（圖3）。
　　使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的
排序規則，其他選項保持不動。回到“排序”對話框后根據需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數據的自定義排序。
　　需要說明的是: 顯示在“自定義序列”選項卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel提供的自定義序
列類型。
談談Excel輸入的技巧
　　　在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數據格式：常數和公式。常數是指文字、數字、日期和時間等數據，還可以包括邏輯
值和錯誤值，每種數據都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對輸入數據有一個明確的認識，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數
據的方法和技巧。
　　一、輸入文本
　　Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數字、空格和非數字字符的組合，每個單元格中最多可容納32000個字符數。雖然在
Excel中輸入文本和在其它應用程序中沒有什么本質區別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當在單元格中輸入文
本后，按回車鍵表示一個段落的結束，光標會自動移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結束
當前單元格的輸入，光標會自動移到當前單元格的下一個單元格，出現這種情況時，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回
車，即按住Alt鍵的同時按回車鍵。
　　二、輸入分數
　　幾乎在所有的文檔中，分數格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區
分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分數與日期混淆，我們在單元格中輸入分數時，要
在分數前輸入“0”（零）以示區別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應該輸入“0 1/2”。如果在單元
格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。
三、輸入負數
　　在單元格中輸入負數時，可在負數前輸入“-”作標識，也可將數字置在（）括號內來標識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車
鍵，則會自動顯示為“-88”。
　　四、輸入小數
　　在輸入小數時，用戶可以向平常一樣使用小數點，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當輸入帶有逗號的數字時，在編輯欄并不顯示出
來，而只在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字時，可以采用下面的方法：選
擇“工具”、“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”標簽，選中“自動設置小數點”復選框，并在“位數”微調框中輸入或選擇
要顯示在小數點右面的位數，如果要在輸入比較大的數字后自動添零，可指定一個負數值作為要添加的零的個數，比如要在單元格中輸入“88
”后自動添加3個零，變成“88 000”，就在“位數”微調框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數，變成“0.088”，
則要在“位數”微調框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數位或結尾零字符串的數字后，應清除對“自動設置小數點”符選框的選定，以
免影響后邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設置小數點”中設置的選項，可以在輸入數據時自帶小數點。
　　五、輸入貨幣值
　　Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用
戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，
然后再數字小鍵盤上按“0165”即可。
　　六、輸入日期
　　Excel是將日期和時間視為數字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期
，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者
“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。
七、輸入時間
　　在Excel中輸入時間時，用戶可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38
秒，用24小時制輸入格式為：2:30:38，而用12小時制輸入時間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中
插入當前時間，則按Ctrl+Shift+;鍵。
了解Excel公式的錯誤值
　　經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現這些錯誤的原因有很多種，如果
公式不能計算正確結果，Excel將顯示一個錯誤值，例如，在需要數字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以
顯示結果的單元格。以下是幾種常見的錯誤及其解決方法。
1．#####！
原因：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，或者單元格的日期時間公式產生了一個負值，就會產生#####！錯誤。
解決方法：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，可以通過拖動列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統，那
么Excel中的日期和時間必須為正值，用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導致#####！錯誤。如果公式正確，也可以將單
元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。
2．#VALUE!
當使用錯誤的參數或運算對象類型時，或者當公式自動更正功能不能更正公式時，將產生錯誤值#VALUE!。
原因一：在需要數字或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的數據類型。
解決方法：確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如：如果單元格A1包含一個數字，單元格
A2包含文本"學籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函數將這兩個值相加（SUM函數忽略文本）：=SUM（A1:A2）。
原因二：將單元格引用、公式或函數作為數組常量輸入。
解決方法：確認數組常量不是單元格引用、公式或函數。
原因三：賦予需要單一數值的運算符或函數一個數值區。
解決方法：將數值區域改為單一數值。修改數值區域，使其包含公式所在的數據行或列。
3．#DIV/O!
當公式被零除時，將會產生錯誤值#DIV/O!。
原因一：在公式中，除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運算對象是空白單元格，Excel將此空值當作零
值）。
解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
原因二：輸入的公式中包含明顯的除數零，例如：=5/0。
解決方法：將零改為非零值。
4．#NAME?
在公式中使用了Excel不能識別的文本時將產生錯誤值#NAME?。
原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。
解決方法：確認使用的名稱確實存在。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用"定義"命令添加相應的名稱。
原因二：名稱的拼寫錯誤。
解決方法：修改拼寫錯誤的名稱。
原因三：在公式中使用標志。
解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項"命令，打開"選項"對話框，然后單擊"重新計算"標簽，在"工作薄選項"下，選中"接受公式標志"復選框。
原因四：在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。
解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會用戶準備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文本"總
計："和單元格B50中的數值合并在一起：="總計："&B50
原因五：在區域的引用中缺少冒號。
解決方法：確認公式中，使用的所有區域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。
5．#N/A
原因：當在函數或公式中沒有可用數值時，將產生錯誤值#N/A。
解決方法：如果工作表中某些單元格暫時沒有數值，請在這些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時，將不進行數值計算，而是返回
#N/A。
6．#REF!
當單元格引用無效時將產生錯誤值#REF！。
原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或將移動單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。
解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復工作表中的單元格。
7．#NUM！
當公式或函數中某個數字有問題時將產生錯誤值#NUM！。
原因一：在需要數字參數的函數中使用了不能接受的參數。
解決方法：確認函數中使用的參數類型正確無誤。
原因二：使用了迭代計算的工作表函數，例如：IRR或RATE，并且函數不能產生有效的結果。
解決方法：為工作表函數使用不同的初始值。
原因三：由公式產生的數字太大或太小，Excel不能表示。
解決方法：修改公式，使其結果在有效數字范圍之間。
8．#NULL！
當試圖為兩個并不相交的區域指定交叉點時將產生錯誤值#NULL！。
原因：使用了不正確的區域運算符或不正確的單元格引用。
解決方法：如果要引用兩個不相交的區域，請使用聯合運算符逗號（，）。公式要對兩個區域求和，請確認在引用這兩個區域時，使用逗號。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒有使用逗號，Excel將試圖對同時屬于兩個區域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒有共同的單元格