如何做好部門主管

汪建峰

第一部分：概述
主管是人人羨慕的職位，不但有可觀的收入，還有尊貴的社會地位。盡管人人向往，但卻并非人人都能登上此寶座。即使是榮登這一寶座的也不一定活得輕松，許多身臨其境的主管，常因處事不夠嚴格，人際關系融洽不夠，以致于“尺寸”把握不準，而大惑主管難也！
1.1主管的性質與內涵 主管是勞心而非勞力者，所謂勞心者是指運用其智慧，發掘潛在問題，進而深入分析，提出解決問題對策的人；勞力者是指憑自身實力，勞碌工作，而少用大腦思考問題的人。孟子說：勞心者役人，勞力者役于人。
1.2主管是人才而非人手
企業的強弱是看各類人才(運用腦力去管理部屬者)是否多而全，而不是只求人手(依照上司旨意辦事的人)多，人多只是勢眾，但不一定能成事。
1.3主管不是當官 主管不是做官，而是引導別人把事做好的人，因此主管并非事必躬親者。既然不是當官，就不能有“官大學問大”的心態，頭銜高并非一定實力強，名副其實才是真主管。
1.4主管是既管又理的人 過去是勞力者密集的天下，是人找事、人求事的時代；當今則是技術、資金、信息與人才密集的時代，找事已變成求才。因此，主管的角色不能再憑至高無上的權威，頤指氣使、管教、謾罵的待人方式已經落伍，取而代之的是講理、注意理性和身臨其境的方式管理員工，故主管不只是講求管教，還要講求合理、合法及合情。
1.5主管是負責單位業績成敗的人 企業各部門若有良好的業績，大家都會說主管的領導有方。然而，計算成敗其實應該按90:10的原則，有錯則由上(90)往下(10)記，有功則由上(10)往下(90)記。主管既要盡力而為，領導部屬完成上級所交給的任務；又要善于踏實本分，設法爭取到領導的支持與信任，進而順利完成任務。
我們本課程向大家從認識主管的工作開始介紹，到如何用人、具備何種能力，如何管理過程與結果的關系等進行了探討。
第一章：認識主管的工作1．1
自我認知

要誠實就要認識自己。管理學上有個比德原理：大家都不斷地往上爬，從來就沒有聽說過有人認為自己是不適合的，一直升到上面實在是不想升時為止。一個人要充分認識自己，認識到自己的能力，明白自己能走到什么地步，能坐到什么位置上。
自我認知智能是有關人的內心世界的認知：了解一個人的感情生活和情緒變化，有效地辨別這些感情，最后加以標識，作為理解和指導自己的能力。具有較好自我認知智能的人，頭腦中有一個關于自己的，積極可行的有效行為模式。
自我認知智能就是對自己內部心理的理解和調控，對自身能力與自身條件的一個客觀公正的評價，如意識到自己的情緒并能區分這些情緒的來因，且能根據這些情緒指導自己的行為。內省智力高的人有行之有效的自我系統。人際智力使人們理解他人、同他人合作；而自我認知智能使人們了解自我、調控自我。


1.2角色認知與轉換

作為主管應把基層的意見和建議反映給上級，成為員工和企業之間溝通的橋梁企，是從一個完全執行者向一個監督執行者的角度轉變。從主管的角色來看他應具備幾個方面的素質：心理素質，包括挫折、壓力；管理技能，包括事業發展、溝通、全局觀；職業技能能掌握工作重點等相關素質。作為主管，要處理的事情多得千頭萬緒，既要對上層的管理者負責，又要對下屬的員工們負責，因此，主管必須具備良好的心理素質、職業和管理的技能，并且不斷地提高綜合素質。
1．2．1角色轉換之一——從“模糊人”變為“清醒人”
一個人剛從員工位置變為主管位置，第一個角色轉換就是要從一個模糊的人轉變成一個清醒的人。從普通員工到主管，這是一個角色的轉變，在這個轉變過程中，會有很多難以適應的事情，所以進行角色認知非常重要。主管是從執行者到監督者的角色的過渡；是企業運作中最基層的管理者；是公司的思想、理念、政策的傳達者；是員工和公司之間進行緊密聯系的橋梁。
頭腦要清醒，不能被權力所沖昏頭腦，不能稀里糊涂地把時間浪費掉，要學會時間管理、人員的使用與溝通等多方面的事情。
1．2．2角色轉換之二——從“被動人”變為“主動人”
第二個角色是從一個被動的人轉換成一個主動的人。
1.要從改變思維開始
不要被一些陳舊的思維所束縛，要改變自己的思維習慣，告訴自己現在是主管，必須勇于接受關新的觀念，員工的正確的觀念和別人的想法。做到有容乃大。
2.擺脫習慣的牽引
很多人有許多非常不好的習慣的思維模式和行為模式。比方說習慣睡懶覺，習慣說話不算數，習慣跟人吵架，習慣酗酒，習慣賭博。國為作為主管你的行動直接影響著員工的行為規范，不能正身，很難管理員工。
3.積極、主動、進取
我們應該變得積極，變得主動，變得進取，這里面有一個關鍵，從現在開始不再是完全被動的接受別人的安排，而是要自發的主動的制定發展規劃，為員工描繪誘人的愿景。
1．2．3角色轉換之三——從“消極人”變為“積極人”
角色轉換中的第三個轉換就是要從一個消極的人，變為一個積極的人。
我們要學會調整自己的觀點和腳步，克服悲觀，把握機會。把自己心態調整到最佳狀態。心態健康身體才能健康，如果你的心態是不正確的，是病態的，你就不可能成功。作為一個主管前面講到過，你的所有行為將會影響到你的部下及你的同事，所以不能在下屬面前傳播消極因素和消極情緒，更不能表現出消極的做事方法。因為消極因素就像毒素一樣，傳播速度驚人，尤其在組織中更不能有消極情緒的存在。作為一個主管當然要身負其責。
1．2．4角色轉換之四—從“封閉人”變為“開放人”
角色轉換的第四種轉換，是從一個封閉的人，變成一個開放的人。
作為一個主管，我們應該在溝通方面多下功夫。在公司里、在社會上，都要建立雙向的溝通渠道，而不是單向的溝通渠道。
另外，要學會與人相處，不但要與你的同事相處，與你的下屬相處，還要學會與你的上司相處，與你的客戶相處，與你的家人、朋友相處，這樣我們的職業生涯才會更廣闊。
1．2．5角色轉換之五—從“球員”變為“教練”
角色轉換的第五種轉換，是從一個球員的角色轉變為教練的角色，也就是說如是“球”要進球門，這個任務一定不是你本人完成的，言外之意就是公司里的工作絕對不是你一個人親自完成的，你要建立起分工、協作的機制，另外還要放權，不能怕下屬犯錯誤。所以你應該作為教練的角色履行以下幾種職能，要為下屬分工、帶領訓練、指導、鼓勁、還要作為心靈上的朋友、兄長之類的職能。
1．3
管理過程1．3．1什么是管理
管理是通過其他人，并與其他人一道有效能的，高效率地完成任務的過程。這個定義包括過程、效能和效率。而過程只是主管搪行的基本工作，這些基本工作應是主管的管理職能。而效率則是正確地完成任務，是關于投入與產出的關系。效能則是完成正確的任務。在組織中效能可以解釋為目標的實現。

手段：效率 目的：效能 目標 低消耗 高成就

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圖1-1效率與效能

1．3．2 管理的四項職能是什么
主管的管理職能包括計劃、組織、領導、控制四項職能。
既然組織是為寅現某些目標而存在的，那么就必須有人對這些目標及其實現途徑做出明確解釋，經理就是這樣的人。計劃職能包括確定部門的目標，制定實現目標的總體戰略，并建立綜合的計劃體系以統一協調組織的整體行動。
主管必須將工作劃分為苦干便于管理的部分，協調各部分的努力以實現目標。這就是組織職能，包括決定要完成什么任務，誰來完成，怎么將任務分組，誰向誰匯報，還有誰是決策者。
我們知道每個組織都由人組成，所以指導和協調組織成員的工作也是管理工作的一部分，這就是管理職能中的領導職能。包括激勵員工、指導工作、選擇有效的溝通途徑，解決員工之間的沖突，就是履行領導職能。
最后一項職能是控制。目標確定后，在計劃的制定、結構的安排、員工的聘用、培訓和激勵過程中仍可能會有某些方面出錯。為確保一切工作按原設想開展，主管必須監控組織的運轉，將組織的實際運行情況和預先制定的目標進行比較。

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計劃：確定目標和組織的方向

組織： 決定需要做什么

領導:指導、激勵、解決沖突

控制： 監控實際活動

實現： 組織目標

圖１－２管理職能

1．4
主管的所具備的能力一個主管想在組織中擔當起管理的職責，必須具備相應的管理能力，我們講一個成功的主管應具備以下四種關鍵能力，即技術能力、人際溝通能力、概念能力、應變能力。
1．4．1技術能力
絕大多數主客都是在特定專業領域內工作的，比如說人力資源經理、企劃經理、地區銷售經理等主管。這些主管都需要有技術能力——專門知識或專門技術能力。如果你對員工的工作沒有足夠的專業知識，那么你就很難（也并不是說沒有可能）有效地管理那些具有專業技術的員工。當然，主管不需要在某項專業技術上做得特別好，但知道每個員工做什么卻是主管職務的一部分。例如，制定工作流程就需要專業能力來決定該做什么。
1．4．2人際溝通能力
與他人友好合作，理解他們的需要，很好地溝通及激勵他人（不僅僅是個人，還有集體），這些構成了良好了際溝通能力。許多人精通專業，但是在人際關系上卻表現不合格，不善于傾聽，不關心他人的需要，不善于處理沖突，不能包容。主管是通過他人來完成任務的。他們必須有良好的人際溝通技巧去交流，去激勵他人，進行磋商，指派任務及處理糾紛。
1．4．3概念能力

概念能力是一種分析、判斷復雜情況的心智能力。概念能力強可以使主管認識到組織是由多個相關部分組成的復雜體系，并且組織本向也是更大體系的組成部分。
1．4．4應變能力
應變能力是主管在現金企業、組織不斷變化的一種能力，能很快進入角色，應對組織變革帶來的一些問題與新的挑戰，也是主管左右事態優劣處境的一種能力。
1．5
學會時間管理作為一個主管，時間管理對經營好本部門或企業是具有相當重要的份量，現在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認識后，才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。時間管理一般有六項基本原則：1、明確目標
2、有計劃、有組織地進行工作
3、分清工作的輕重緩急 4、合理地分配時間
5、與別人的時間取得協作
6、制定規則、遵守紀律。
1．5．1原則之一：明確目標

在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統計結果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。

雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。但這正是問題的癥結，就是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性循環罷了！

那應該如何制定目標，有效的目標必須具備以下五個特征：具體的、可衡量的、可達到的、相關的、基于時間的。
1.5.2原則之二：有計劃、有組織地進行工作

所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。通常會體現在以下五個方面：1、將有聯系的工作進行分類整理。2、將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。3、按排列順序進行處理。4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間?！　?、由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。
1.5..3 原則之三：分清工作的輕重緩急

我們認為：處理事情優先次序的判斷依據是事情的"重要程度"。所謂"重要程度"，即指對實現目標的貢獻大小。我們也不應全面否定按事情"緩急程度"辦事的習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的"輕重"，再考慮事情的"緩急"--也就是我們通常采用的"象限組織法"。
　　 我們以下面的時間管理的方法來探討"急事"與"要事"的關系，請看四象限圖：
　　 第一象限是重要又急迫的事。第二象限是重要但不緊急的事。第三象限是緊急但不重要的事。第四象限屬于不緊急也不重要的事。
1.5.4 原則之六：制定規則、遵守紀律

我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，"沒有規矩、不成方園"，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調紀律與規則。

世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數量都是非常固定的，甚至可以用代數程式來計算。

馬前卒

做主管難，做好主管更難．
不給馬吃草，還要馬快跑．
公司那點工資，留不住人才啊！

謝

在企業里做官的前提是做好事情，不是為了做官。領導更不會看著你只做官不做事。