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畜牧人

標(biāo)題: 如何進(jìn)行有效的會(huì)議管理 [打印本頁]
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-4-27 14:57
標(biāo)題: 如何進(jìn)行有效的會(huì)議管理
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[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第一講[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt]
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]當(dāng)今會(huì)議面面觀[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=黑體]1．
[/font][/color][color=#003366][font=黑體]1[/font][/color][color=#003366][font=黑體]．[/font][/color][font=黑體][size=7pt][font=Times New Roman] [/font][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]引言[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]2．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][font=Times New Roman] [/font][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會(huì)議的意義[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]3．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][font=Times New Roman] [/font][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會(huì)議的目的[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]4．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]4[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][b][i][font=Times New Roman] [/font][/i][/b][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會(huì)議的種類[b][/b][/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]5．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]5[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][b][i][font=Times New Roman] [/font][/i][/b][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會(huì)議的頻率[b][/b][/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]6．
[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]6[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][font=黑體][size=7pt][b][i][font=Times New Roman] [/font][/i][/b][/size][/font][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]會(huì)議成本的計(jì)算[b][/b][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第二講[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt]
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]會(huì)議效率不高的原因及解決方案[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會(huì)議效率不高的原因[/size][/font][/color][font=楷體_GB2312][size=12pt][/size][/font]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．如何進(jìn)行預(yù)防性管理[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會(huì)議規(guī)范[b][/b][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第三講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]開會(huì)前的準(zhǔn)備工作[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．引言[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．如何判斷會(huì)議是否舉行[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]4[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．主持人如何做會(huì)議準(zhǔn)備[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第四講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]成功會(huì)議的五種策略[/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]1.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]1.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]引言[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]2.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]2.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何做開場(chǎng)白[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]3.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]3.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何分配發(fā)言時(shí)間[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]4.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]4.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何掌握議事進(jìn)度[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]5.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]5.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]   [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=16pt]如何達(dá)成會(huì)議決策[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第五講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]會(huì)議中的溝通與反饋技巧[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．引言[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會(huì)議中的溝通技巧[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．會(huì)議中的反饋技巧[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第六講 主持人的會(huì)議管理技巧[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt]
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[font=Times New Roman][color=#003366]1.
[/color][color=#003366]1.[/color]
[/font][color=#003366][font=宋體]傾聽技巧[/font][/color][color=#003366][/color]
[font=Times New Roman][color=#003366]2.
[/color][color=#003366]2.[/color]
[/font][color=#003366][font=宋體]講話技巧[/font][/color][color=#003366][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]     [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]情景模擬[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第七講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]

[align=left][color=#003366][font=宋體][size=16pt]1.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]蟬”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt][/size][/font][/color][/align]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]2.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]3.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“驢”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]4.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“兔子”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt]5.[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=16pt]“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法[/size][/font][/color][font=宋體][size=12pt][/size][/font]
[color=#003366][font=宋體][size=16pt][/size][/font][/color]
[font=宋體][size=12pt][/size][/font]
[color=#003366][b][i][font=Times New Roman]6.[/font][/i][/b][/color][color=#003366][font=宋體]情景模擬[/font][/color][color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第八講
[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任[/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]     [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]主持人的守則與責(zé)任[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2.[/size][/font][/color][size=7pt][font=Times New Roman]     [/font][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]參會(huì)者的守則和責(zé)任[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.
[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3.[/size][/font][/color][size=7pt][b][i][font=Times New Roman]     [/font][/i][/b][/size][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議[b][/b][/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第九講
會(huì)議記錄[/size][/font][/color][/b][b][color=blue][font=黑體][size=10.5pt][/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．記錄者功能和勝任條件[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．對(duì)會(huì)議記錄的十大建議[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)[/size][/font][/color]
[font=Times New Roman]
[color=#003366][font=Verdana][size=16pt][/size][/font][/color][/font]
[b][color=blue][font=宋體][size=10.5pt]第十講
會(huì)后跟進(jìn)[/size][/font][/color][/b]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]1[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．引言[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]2[/size][/font][/color][color=#003366][font=黑體][size=10.5pt]．[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]3[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)[/size][/font][/color]
[color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]4[/size][/font][/color][color=#003366][font=宋體][size=10.5pt]．自我評(píng)定[/size][/font][/color]
[size=10.5pt]5[/size][font=宋體][size=10.5pt]．如何提高下次會(huì)議質(zhì)量[/size][/font]

[[i] 本帖最后由 ctrll 于 2008-5-31 14:45 編輯 [/i]]
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-4-27 14:58
[font=黑體][size=5][color=#000000]第1講
當(dāng)今會(huì)議面面觀[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【本講重點(diǎn)】[/color][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會(huì)議的意義[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會(huì)議的目的[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會(huì)議的種類[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會(huì)議的頻率[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]會(huì)議成本的計(jì)算[/color][/size][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000][/color][/size][/font][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000]會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。[/color][/font][/font]
[font=宋體][color=#000000][/color][/font]
[font=黑體][size=3][color=#000000]會(huì)議的意義[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][b][color=#000000]1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道[/color][/b][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][b][font=宋體][size=2][color=#000000]圖1-1
集思廣益圖[/color][/size][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在[/color][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=宋體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][b][font=宋體][size=2][color=#000000]圖1-2
組織或部門與會(huì)議[/color][/size][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]3．會(huì)議是一種群體溝通的方式[/color][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。[/color][/font][/font]
[font=宋體][color=#000000][/color][/font]
[font=黑體][size=3][color=#000000]會(huì)議的目的[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=黑體][size=3][color=#000000][/color][/size][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=黑體][size=3][color=#000000][/color][/size][/font][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆開展有效的溝通[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆傳達(dá)資訊[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆達(dá)成協(xié)議與解決問題[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=宋體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][b][font=宋體][size=2][color=#000000]圖1-3
達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟[/color][/size][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆資源共享[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆開發(fā)創(chuàng)意[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆激勵(lì)士氣[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆鞏固主管地位[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來強(qiáng)化自己的地位。[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=黑體][size=12pt][color=#000000]會(huì)議的種類[/color][/size][/font][/align][/align][font=宋體][size=10.5pt][color=#000000] [/color][/size][/font]
[font=宋體][size=10.5pt][color=#000000]會(huì)議可以按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。[/color][/size][/font]
[font=宋體][size=10.5pt][color=#000000] [/color][/size][/font]
[align=center][align=center][b][font=宋體][size=9pt][color=#000000]表1-1
會(huì)議的種類[/color][/size][/font][/b][/align][/align][align=center][table][tr][td=1,1,112][align=center][align=center][font=宋體][size=9pt][color=#000000]按人數(shù)分類[/color][/size][/font][/align][/align][/td][td=1,1,116][align=center][align=center][font=宋體][size=9pt][color=#000000]按開會(huì)方式分類[/color][/size][/font][/align][/align][/td][td=1,1,203][align=center][align=center][font=宋體][size=9pt][color=#000000]按開會(huì)目的分類[/color][/size][/font][/align][/align][/td][/tr][tr][td=1,1,112][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 團(tuán)體會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 一對(duì)一會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=Times New Roman][color=#000000]
[font=宋體][size=9pt][/size][/font][/color][/font][/align][/align][/td][td=1,1,116][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 面對(duì)面會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 電話會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 視頻會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][/td][td=1,1,203][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][align=left][align=left][font=宋體][size=9pt][color=#000000]● 集思廣益的會(huì)議[/color][/size][/font][/align][/align][/td][/tr][/table][/align][color=#000000][/color]
[font=黑體][size=3][color=#000000]會(huì)議的頻率[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]1.固定的部門會(huì)議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]2.全體會(huì)議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]3.處理突發(fā)事件的會(huì)議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]4.一對(duì)一會(huì)議[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][font=黑體][size=3][color=#000000]會(huì)議成本的計(jì)算[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非常可觀的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]1.會(huì)議的時(shí)間成本[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[b][font=黑體][color=#000000]2.直接的會(huì)議成本[/color][/font][/b]
[align=center][align=center][font=宋體][b][font=黑體][color=#000000][/color][/font][/b][/font][/align][/align][b][font=黑體][color=#000000]3.效率損失成本[/color][/font][/b]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：[/color][/font][/font]
[align=center][align=center][font=宋體][font=宋體][color=#000000][/color][/font][/font][/align][/align][font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【自檢】[/color][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]請(qǐng)將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來。[/color][/size][/font]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]A、固定的部門會(huì)議
①至少每?jī)稍乱淮蝃/color][/font][/size]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]B、一對(duì)一會(huì)議
②隨時(shí)[/color][/font][/size]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]C、處理突發(fā)事件的會(huì)議
③按需要[/color][/font][/size]
[size=2][font=楷體_GB2312][color=#000000]D、全體會(huì)議
④至少每月一次[/color][/font][/size]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000]◆見參考答案1-1[/color][/font][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【本講總結(jié)】[/color][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。[/color][/size][/font]
[font=楷體_GB2312][size=2][color=#000000]因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”。[/color][/size][/font]
[font=宋體][font=宋體][color=#000000] [/color][/font][/font]
[font=黑體][color=#000000]【心得體會(huì)】[/color][/font]
[font=宋體][color=#000000][font=宋體]____________________________________________________________[u][/u][/font][/color][/font]
[font=宋體][color=#000000][font=宋體]____________________________________________________________[/font][/color][/font]
[font=宋體][color=#000000][font=宋體]____________________________________________________________[u][/u][/font][/color][/font]
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-4-27 15:03
那位知道為什么圖形全沒有顯示出來？
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-4-28 14:20
沒人關(guān)注需要就不繼續(xù)發(fā)了。
作者: 滿天下    時(shí)間: 2008-5-4 14:33
好資料呀，現(xiàn)在很多人不會(huì)開會(huì)，請(qǐng)樓主不要吝嗇，繼續(xù)發(fā)！謝謝！
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:34
第2講        會(huì)議效率不高的原因及解決方案

【本講重點(diǎn)】
會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理
高效會(huì)議的八大特征
會(huì)議規(guī)范

會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理

1．會(huì)議的通病——效率不高
小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。

很多公司往往由于以下原因，開會(huì)效率低下：
◆公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。
◆許多主管對(duì)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。
◆有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。
時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來說，這句話可以改為“開會(huì)比較煩”。開會(huì)之所以煩，用小王的話來說，就是“會(huì)議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。

2．會(huì)議效率不高的原因
會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。


表2-1        會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)
項(xiàng) 次        原因        具體表現(xiàn)
（1）        時(shí)間        會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。
（2）        地點(diǎn)        會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。
（3）        開會(huì)對(duì)象的選擇        必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。
（4）        主持人的技能        會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。
（5）        參會(huì)者的技能        參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。
（6）        會(huì)議的準(zhǔn)備工作        開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。
（7）        開會(huì)的原因、目的和結(jié)果        開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。
3．預(yù)防性管理
所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。

【舉例】
以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對(duì)7種致使會(huì)議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。








會(huì)議        效率不高的原因        預(yù)防性管理措施
        時(shí)        間        會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。
        地        點(diǎn)        地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。
        開會(huì)對(duì)象的選擇        事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。
        主持人的技能        選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。
        參會(huì)者的技能        參會(huì)者一定要具有傾聽能力。
        會(huì)議的準(zhǔn)備工作        一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。
        開會(huì)的原因、目的和結(jié)果        在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。

【自檢】
請(qǐng)根據(jù)自身情況完成下列表格。
(1)你所在公司是否存在會(huì)議效率不高的問題？
□ 是                □ 否
(2)如果存在，請(qǐng)從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng)，并提出改進(jìn)意見。
存在問題        是否存在        改進(jìn)意見

主持人毫無影響力        □是  □否         

會(huì)議地點(diǎn)的布局讓人很有壓迫感        □是  □否         

會(huì)前準(zhǔn)備不足，會(huì)議議題讓人不明所以        □是  □否         
會(huì)議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行        □是  □否         

高效會(huì)議的八大特征

與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有8大特征。

建議在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。
會(huì)議規(guī)范

會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。

1．會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范

◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。
◆上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。
◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。
◆下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。

2．會(huì)議規(guī)范本身

會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：
◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。
◆超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。
◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。
◆準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。
◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。
◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。
◆會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。
◆所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。
◆必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。

3．固定的會(huì)議流程規(guī)范

圖2-1        固定的會(huì)議規(guī)范流程
固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。
（1）一個(gè)中心
一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括：
■ 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。
■ 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。
■ 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。
（2）兩個(gè)基本點(diǎn)
兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。

【本講總結(jié)】
會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。因此，找出會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理。
與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的效率。

【心得體會(huì)】
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作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:35
第3講        開會(huì)前的準(zhǔn)備工作

【本講重點(diǎn)】
是否要開會(huì)
準(zhǔn)備工作的作用
1H 5W
準(zhǔn)備工作核對(duì)單
主持人的準(zhǔn)備工作

是否要開會(huì)


“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。
1．無需開會(huì)的“五個(gè)如果”

圖3-1        不需開會(huì)的“五個(gè)如果”
◆如果還有比開會(huì)更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會(huì)同樣的目的，就無需舉行會(huì)議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。
◆這些方式可能在感覺上不如開會(huì)那么痛快淋漓，然而卻簡(jiǎn)潔有效，對(duì)于一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)。
◆如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會(huì)既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。
◆會(huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來換取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。

2．必須開會(huì)的“五個(gè)如果”

圖3-2        必須開會(huì)的“五個(gè)如果”
◆“聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式，往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長(zhǎng)此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會(huì)議，聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。
◆表揚(yáng)和批評(píng)是兩種很好的激勵(lì)方式，而當(dāng)眾的表揚(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影響力。采用會(huì)議的形式表揚(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表揚(yáng)或批評(píng)的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表揚(yáng)“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。
◆當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會(huì)議，不能采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。

【自檢】
請(qǐng)你回答下列問題：
一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。
(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：
A.一對(duì)一批評(píng)□                B.開會(huì)當(dāng)眾批評(píng)□        C.寫檢查處罰□
(2)你為什么這么做？



◆見參考答案3-1
準(zhǔn)備工作的作用

當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。

1．1H 5W

圖3-3        1H 5W
1H 5W是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H 5W。



2．特殊提醒
根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。
會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單

會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。
會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單
1、了解會(huì)議的目的
3、確定會(huì)議的形式
5、決定會(huì)議的時(shí)間
7、決定會(huì)議的地點(diǎn)
9、確定出席人數(shù)
11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽
13、是否安排與會(huì)者住宿
15、確定視聽教材
17、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖
19、確定自己人的相關(guān)資料        2、是否一定要開會(huì)
4、安排會(huì)議的議程
6、確定會(huì)議的主持人
8、研究會(huì)場(chǎng)如何布置
10、安排出席者座位
12、是否安排交通工具
14、是否發(fā)出了會(huì)議通知
16、確定輔助教材
18、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料
20、是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知
以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：

會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：
◆如果與會(huì)人員超過10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;
◆如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；
◆5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。

主持人的準(zhǔn)備工作

1．主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作


2．SWOT分析

圖3-4        SWOT分析
SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機(jī)會(huì)或是威脅。

【本講總結(jié)】
一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無論是簡(jiǎn)潔明了的1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。
好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。

【心得體會(huì)】
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作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:35
第4講        成功會(huì)議的五種策略

【本講重點(diǎn)】
如何做開場(chǎng)白
如何分配發(fā)言時(shí)間
如何掌握議事進(jìn)度
如何達(dá)成決議——決策方式
如何圓滿結(jié)束會(huì)議
如何做開場(chǎng)白


如何分配發(fā)言時(shí)間




如何掌握議事進(jìn)度

掌握議事進(jìn)度對(duì)一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要。控場(chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。

1．語言方式
語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會(huì)議的議事進(jìn)度。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問題帶到另一個(gè)問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對(duì)象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”
通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識(shí)的、合理的控制議事進(jìn)度。

2．非語言方式
更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。
語言和非語言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場(chǎng)，使會(huì)議既不會(huì)太短，也不會(huì)太長(zhǎng)，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

如何達(dá)成決議——決策方式


彼德•德魯克決議法
彼德•德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。


4種群體決策

圖4-1        4種群體決策

1．權(quán)威決策
權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。
適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。
不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。

【舉例】
特別行動(dòng)小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。
優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。
缺點(diǎn)：雖然可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)由于考慮面不寬而受到影響。

2．少數(shù)服從多數(shù)決策
少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。
適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。
注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。

【舉例】
團(tuán)隊(duì)成員投票接受一項(xiàng)新的工作程序。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。
優(yōu)點(diǎn)：允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)迅速和高效做出。
缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。

3．共識(shí)決策
共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。
共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。
注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。

【舉例】
全體工作人員同意支持新的程序變動(dòng)，團(tuán)隊(duì)制定了一套工作方針。
優(yōu)點(diǎn)：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。
缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點(diǎn)；為確保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見和分享其見解，必須進(jìn)行有效的推動(dòng)。

4．無異議決策
無異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。
當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。
注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無異議決策。

【舉例】
一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。
優(yōu)點(diǎn)：確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。
缺點(diǎn)：因?yàn)闆]有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。無異議決策常常難以做出。

4種團(tuán)隊(duì)決策法





【自檢】
請(qǐng)你完成以下連線題：
(1)無異議決策      A、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。
(2)權(quán)威決策                B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。
(3)少數(shù)服從多數(shù)決策        C、允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)迅速和高效做出。
(4)共識(shí)決策                D、決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。
◆見參考答案4-1

如何圓滿結(jié)束會(huì)議


【本講總結(jié)】
會(huì)議的成功需要高明的策略。從會(huì)議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會(huì)議的高效變得萬無一失。
需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5種策略。希望你的每一次會(huì)議都碩果累累!

【心得體會(huì)】
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引言
【本講重點(diǎn)】
會(huì)議中的溝通
會(huì)議中的反饋技巧
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:36
第5講        會(huì)議中的溝通與反饋技巧

【本講重點(diǎn)】
會(huì)議中的溝通
會(huì)議中的反饋技巧

會(huì)議中的溝通



3種溝通圖畫

1．溝通漏斗

圖5-1        溝通漏斗
溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì)，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥薄?duì)溝通者來說，是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會(huì)的場(chǎng)合用語言表達(dá)心里100%的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20%了。
這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭(zhēng)取讓這個(gè)漏斗漏得越來越少。

2．溝通金三角

圖5-2        溝通金三角
溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端， “自己”和“對(duì)方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。

3．溝通的冰山模式

圖5-3        溝通的冰山模式
溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對(duì)方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。

有效溝通原則

溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。在溝通過程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽對(duì)方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。

造成溝通困難的因素

如何建立信任


會(huì)議中的反饋技巧

1．反饋的兩種方式

2．反饋的兩種類型


圖5-4        反饋的兩種類型
◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。
◆建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。
下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：


3．反饋時(shí)的特征

4．如何接受反饋


【自檢】
請(qǐng)?jiān)谝韵旅枋鲂栽捳Z中選出正確的反饋：
描述性話語        是否正確

(1)你出生前我們就是這么做的!
        是□                否□
(2)這就是最佳解決方法。
        是□                否□
(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？
        是□                否□
(4)為了按時(shí)完成任務(wù)，我要你這樣做。
        是□                否□
◆見參考答案5-1

【本講總結(jié)】
高效的會(huì)議離不開良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會(huì)遇到的障礙，也要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行巧妙的表揚(yáng)和批評(píng)，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會(huì)議的效率。

【心得體會(huì)】
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第6講        主持人的會(huì)議管理技巧
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:36
第6講        主持人的會(huì)議管理技巧

【本講重點(diǎn)】
傾聽的技巧
實(shí)際的說話技巧



傾聽的技巧

1．傾聽的禮節(jié)

傾聽的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會(huì)傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。

【自檢】
某公司員工甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問題主動(dòng)與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。
談話內(nèi)容如下：
員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。
經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？
員工甲說：不好意思，我還差很多錢。
經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。
員工甲說：差12000元。
經(jīng)理乙說：啊......
員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。
請(qǐng)你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯(cuò)誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問題？
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◆見參考答案6-1

充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽。
◆傾聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。
◆其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。

2．傾聽的具體方法

傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯(cuò)”、“真的”這樣的話，這些語言會(huì)激勵(lì)對(duì)方越說越多，因?yàn)樗麜?huì)覺得自己是被傾聽的。
此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會(huì)給被傾聽者其很受尊重的印象。
傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。

3．傾聽的誤區(qū)
傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：


4．“傾聽”小總結(jié)

如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。
會(huì)議中的說話技巧


會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說話技巧：
◆展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。
◆探詢。與會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會(huì)者的意見，例如：“后來呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”
◆評(píng)論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。
◆建立。評(píng)論之后需要采用“建立”的說話技巧。“建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致。“建立”經(jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問題您怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊剑闳绾慰创@個(gè)問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”
◆測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見，對(duì)于這些反對(duì)意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問話方式，來測(cè)試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？”這就是測(cè)試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義。
◆總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”。
◆排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除”。“排除”的具體方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問題怎么看？”或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來”就是所謂的“引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。
◆就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”。
情景小案例

人物——
主持人；與會(huì)者1；與會(huì)者2；與會(huì)者3；與會(huì)者4
會(huì)議主題——
關(guān)于新年晚會(huì)地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論
會(huì)議特色——
主持人說話技巧太差，無法控制會(huì)場(chǎng)，致使會(huì)議完全失敗。

主持人語錄：
1、開場(chǎng)白——“我們今天的會(huì)議主要是討論一下新年晚會(huì)的問題，一個(gè)是確定一下晚會(huì)舉行的地點(diǎn)、時(shí)間；第二個(gè)就是員工的節(jié)目；第三個(gè)就是抽獎(jiǎng)和禮品，大家有什么意見呢？”
評(píng)議：只明確了會(huì)議議題，會(huì)議時(shí)間等因素只字未提。
2、“你們就全說了。”
評(píng)議：當(dāng)25句其他人的發(fā)言之后，主持人方才說了這么一句簡(jiǎn)短無力的話。
3、“我們是在講今年的晚會(huì)，不是講上年的晚會(huì)，最重要的是先把今年晚會(huì)的事情定下來。”
評(píng)議：當(dāng)與會(huì)者1和與會(huì)者2爭(zhēng)吵了13句話之后，經(jīng)與會(huì)者3提醒，才說了這一句。
4、“行行”
評(píng)議：面對(duì)與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭(zhēng)論，主持人只能隨聲附和。
5、“今天先別討論這個(gè)問題了，會(huì)議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個(gè)會(huì)議，再開一個(gè)吧，我覺得今天的會(huì)議沒結(jié)果。”
評(píng)議：當(dāng)別人還在討論中時(shí)，首先放棄會(huì)議，表現(xiàn)了極大的絕望。
這個(gè)情景劇從反面說明，如果主持人沒有談話技巧，對(duì)一個(gè)會(huì)議來說是多大的災(zāi)難。顯而易見，在這樣的主持人的“統(tǒng)領(lǐng)”之下，會(huì)議一定是節(jié)節(jié)敗退，無法挽回。
所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會(huì)場(chǎng)，使會(huì)議盡在你的掌握之中。

【本講總結(jié)】
主持人的會(huì)議管理技巧主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是如何聽；第二是如何說。
聽和說是主持人必不可少的兩項(xiàng)技能。對(duì)聽來說，要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法，要識(shí)別傾聽的誤區(qū)。就說而言，主要應(yīng)學(xué)習(xí)8種說話技巧。
同時(shí)，要熟悉傾聽和說話時(shí)經(jīng)常使用的一些話語，這樣有助于主持人工作的順利進(jìn)行。

【心得體會(huì)】
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作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:37
第7講        如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況

【本講重點(diǎn)】
與“Cicada蟬”相遇
與“Shark鯊魚”相遇
與“Donkey驢”相遇
遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”
與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇

與“Cicada蟬”相遇



與“Shark 鯊魚”相遇


與“Donkey驢”相遇



遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”

與“Crab  螃蟹（跑題者）”相遇


【自檢】
請(qǐng)做以下判斷題：
(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。(                )
(2)具有“螃蟹”性格的發(fā)言者，具有很強(qiáng)的防備心理。(                )
(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習(xí)慣于給予消極的、否定的意見。(                )
(4)保持短暫的沉默可以對(duì)付在會(huì)議中打瞌睡的人。(                )
◆見參考答案7-1

情景小案例

地點(diǎn)：某公司會(huì)議室
人物：主持人；
與會(huì)者1——“蟬”；
與會(huì)者2——“鯊魚”；
與會(huì)者3——“兔子”；
與會(huì)者4——“驢”；
與會(huì)者5——“螃蟹”
會(huì)議議題：?jiǎn)T工晚會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。

會(huì)議內(nèi)容如下
主持人說：今天會(huì)議的主要議題是即將舉行的員工晚會(huì)，會(huì)議時(shí)間局限在1小時(shí)之內(nèi)，我們要決定4項(xiàng)內(nèi)容，即晚會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。下面請(qǐng)大家各抒己見。
評(píng)議：主持人開場(chǎng)白可謂簡(jiǎn)潔明了，分別指明了會(huì)議的主題、時(shí)間。
與會(huì)者1——“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報(bào)上來，然后由誰負(fù)責(zé)匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。抽獎(jiǎng)活動(dòng)是晚會(huì)重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心。要達(dá)到這個(gè)效果，我覺得去年那個(gè)抽獎(jiǎng)就挺有意思，我抽中了一臺(tái)彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。
地點(diǎn)的選擇也很重要，去年選擇的地點(diǎn)就在公司樓底下的一個(gè)迪廳，我覺得氣氛不太好，主要原因是天天從那兒經(jīng)過，沒有什么神秘感，也沒有新鮮感，我覺得挺沒有意思的。我建議去一個(gè)比較遠(yuǎn)的，高雅一點(diǎn)的，我想比如說什么中央電視臺(tái)梅地亞賓館，或者是去清華紫光國(guó)際會(huì)議中心，那個(gè)地方才與我們的身份相符嘛，是吧!
評(píng)議：像“蟬”一樣的與會(huì)者1，說話漫無邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。一定要控制其發(fā)言時(shí)間。
主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實(shí)非常好，你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是非常重要的，其他是不重要的。
“蟬”說：對(duì)。
主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。
與會(huì)者2——“鯊魚”：我不同意他的看法，地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)這些都是次要的，既然是一個(gè)晚會(huì)，主題應(yīng)該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個(gè)晚會(huì)質(zhì)量如何，是不是能夠引起大家的興趣。所有的員工在一塊，對(duì)去年一年做一個(gè)回顧，對(duì)來年做一個(gè)展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團(tuán)隊(duì)的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺得這些東西都無所謂，只要不是太嚴(yán)肅的地方就可以，時(shí)間的話這個(gè)只要是臨近春節(jié)的幾天都行。
評(píng)議：與會(huì)者2是屬于“鯊魚”性格的發(fā)言者，有攻擊別人的傾向；總是給予消極的、否定的意見。
與會(huì)者3——“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。
評(píng)議：與會(huì)者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。
主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時(shí)間、地點(diǎn)，我們不妨先按照這個(gè)順序討論，然后馬上討論這個(gè)禮品發(fā)放的問題，好嗎？
評(píng)議：主持人要采取以下方式對(duì)付這樣的人：肯定他的貢獻(xiàn)或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施。
與會(huì)者3——“兔子”：不，既然開晚會(huì)，節(jié)目還是很重要的，不如從節(jié)目單開始。
主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時(shí)間、地點(diǎn)確定一下，時(shí)間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號(hào)那一天，小王你覺得呢？
與會(huì)者1——“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。
主持人說：好，那么地點(diǎn)，梅地亞賓館？
與會(huì)者2——“鯊魚”：迪廳。
與會(huì)者1——“蟬”說：迪廳，又說到迪廳，迪廳有什么好的？又像去年一樣。
與會(huì)者2——“鯊魚”：迪廳有什么不好啊？
與會(huì)者1——“蟬”說：又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。
與會(huì)者2——“鯊魚”：他是太高興了扭的腳吧。
與會(huì)者1——“蟬”說：扭腳就是破壞了氣氛。
與會(huì)者2——“鯊魚”：這個(gè)事情里面，不能沒有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會(huì)來使大家產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最主要的。
主持人說：好，謝謝，謝謝，你們兩位的溝通暫時(shí)就到這兒。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。
評(píng)議：主持人及時(shí)打斷了與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭(zhēng)吵，避免了大會(huì)開成小會(huì)。
與會(huì)者4——“驢”說：我覺得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動(dòng)那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。
主持人說：您的意思就是不要什么變化，一切按老路子辦？
與會(huì)者4——“驢”說：覺得去年挺好的。
主持人說：好，那最那邊的那位，怎么樣看？
與會(huì)者5——“螃蟹”：就按你們說的辦吧。
主持人說：按照我們這個(gè)討論，就是說按照去年的模式，一會(huì)兒在會(huì)議的結(jié)束時(shí)大家做一個(gè)表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不好？
那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有？
與會(huì)者1——“蟬”說：節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個(gè)機(jī)會(huì)應(yīng)該讓他們露一手吧，或者是來一個(gè)什么獨(dú)唱呀，或者是請(qǐng)幾個(gè)比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個(gè)男同志起來對(duì)唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動(dòng)性強(qiáng)。
主持人說：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他說什么，他要請(qǐng)誰？
與會(huì)者5——“螃蟹”：同意。
主持人說：同意啊，剛才他要請(qǐng)誰呀？
與會(huì)者5——“螃蟹”：好像是李谷一吧。
評(píng)議：與會(huì)者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。是會(huì)議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。
主持人說：好，那我最后再總結(jié)一下，我們這位先生的意思是說請(qǐng)一些名人啊，比如宋祖英呀，我提議，因?yàn)槲覀儠?huì)議只有一個(gè)小時(shí)，我建議大家不做其他的事情，我們集中精力把這件事情來定一下，剛才時(shí)間、地點(diǎn)我們基本上已經(jīng)確定了，現(xiàn)在是節(jié)目單，最后一個(gè)議程是抽獎(jiǎng)和發(fā)放禮品，稍微集中一下精力，還有什么看法，關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。
評(píng)議：主持人主動(dòng)示意讓大家集中精力開會(huì)，這樣的方式有利于對(duì)付會(huì)議中的跑題者。

總結(jié)：會(huì)議還沒有結(jié)束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。這主要得力于這次會(huì)議主持人的會(huì)議技巧，從“評(píng)議”我們可以清楚地認(rèn)識(shí)到會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對(duì)這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會(huì)議管理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)。

【本講總結(jié)】
主持人在會(huì)議中往往會(huì)遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對(duì)這些意外情況的對(duì)策。
每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應(yīng)的對(duì)策，這些對(duì)策掌握程度的深淺，會(huì)直接影響會(huì)議的效果。

【心得體會(huì)】
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作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:39
第7講        如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況

【本講重點(diǎn)】
與“Cicada蟬”相遇
與“Shark鯊魚”相遇
與“Donkey驢”相遇
遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”
與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇

與“Cicada蟬”相遇



與“Shark 鯊魚”相遇


與“Donkey驢”相遇



遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”

與“Crab  螃蟹（跑題者）”相遇


【自檢】
請(qǐng)做以下判斷題：
(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。(                )
(2)具有“螃蟹”性格的發(fā)言者，具有很強(qiáng)的防備心理。(                )
(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習(xí)慣于給予消極的、否定的意見。(                )
(4)保持短暫的沉默可以對(duì)付在會(huì)議中打瞌睡的人。(                )
◆見參考答案7-1

情景小案例

地點(diǎn)：某公司會(huì)議室
人物：主持人；
與會(huì)者1——“蟬”；
與會(huì)者2——“鯊魚”；
與會(huì)者3——“兔子”；
與會(huì)者4——“驢”；
與會(huì)者5——“螃蟹”
會(huì)議議題：?jiǎn)T工晚會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。

會(huì)議內(nèi)容如下
主持人說：今天會(huì)議的主要議題是即將舉行的員工晚會(huì)，會(huì)議時(shí)間局限在1小時(shí)之內(nèi)，我們要決定4項(xiàng)內(nèi)容，即晚會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。下面請(qǐng)大家各抒己見。
評(píng)議：主持人開場(chǎng)白可謂簡(jiǎn)潔明了，分別指明了會(huì)議的主題、時(shí)間。
與會(huì)者1——“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報(bào)上來，然后由誰負(fù)責(zé)匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。抽獎(jiǎng)活動(dòng)是晚會(huì)重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心。要達(dá)到這個(gè)效果，我覺得去年那個(gè)抽獎(jiǎng)就挺有意思，我抽中了一臺(tái)彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。
地點(diǎn)的選擇也很重要，去年選擇的地點(diǎn)就在公司樓底下的一個(gè)迪廳，我覺得氣氛不太好，主要原因是天天從那兒經(jīng)過，沒有什么神秘感，也沒有新鮮感，我覺得挺沒有意思的。我建議去一個(gè)比較遠(yuǎn)的，高雅一點(diǎn)的，我想比如說什么中央電視臺(tái)梅地亞賓館，或者是去清華紫光國(guó)際會(huì)議中心，那個(gè)地方才與我們的身份相符嘛，是吧!
評(píng)議：像“蟬”一樣的與會(huì)者1，說話漫無邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。一定要控制其發(fā)言時(shí)間。
主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實(shí)非常好，你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是非常重要的，其他是不重要的。
“蟬”說：對(duì)。
主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。
與會(huì)者2——“鯊魚”：我不同意他的看法，地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)這些都是次要的，既然是一個(gè)晚會(huì)，主題應(yīng)該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個(gè)晚會(huì)質(zhì)量如何，是不是能夠引起大家的興趣。所有的員工在一塊，對(duì)去年一年做一個(gè)回顧，對(duì)來年做一個(gè)展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團(tuán)隊(duì)的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺得這些東西都無所謂，只要不是太嚴(yán)肅的地方就可以，時(shí)間的話這個(gè)只要是臨近春節(jié)的幾天都行。
評(píng)議：與會(huì)者2是屬于“鯊魚”性格的發(fā)言者，有攻擊別人的傾向；總是給予消極的、否定的意見。
與會(huì)者3——“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。
評(píng)議：與會(huì)者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。
主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時(shí)間、地點(diǎn)，我們不妨先按照這個(gè)順序討論，然后馬上討論這個(gè)禮品發(fā)放的問題，好嗎？
評(píng)議：主持人要采取以下方式對(duì)付這樣的人：肯定他的貢獻(xiàn)或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施。
與會(huì)者3——“兔子”：不，既然開晚會(huì)，節(jié)目還是很重要的，不如從節(jié)目單開始。
主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時(shí)間、地點(diǎn)確定一下，時(shí)間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號(hào)那一天，小王你覺得呢？
與會(huì)者1——“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。
主持人說：好，那么地點(diǎn)，梅地亞賓館？
與會(huì)者2——“鯊魚”：迪廳。
與會(huì)者1——“蟬”說：迪廳，又說到迪廳，迪廳有什么好的？又像去年一樣。
與會(huì)者2——“鯊魚”：迪廳有什么不好啊？
與會(huì)者1——“蟬”說：又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。
與會(huì)者2——“鯊魚”：他是太高興了扭的腳吧。
與會(huì)者1——“蟬”說：扭腳就是破壞了氣氛。
與會(huì)者2——“鯊魚”：這個(gè)事情里面，不能沒有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會(huì)來使大家產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最主要的。
主持人說：好，謝謝，謝謝，你們兩位的溝通暫時(shí)就到這兒。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。
評(píng)議：主持人及時(shí)打斷了與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭(zhēng)吵，避免了大會(huì)開成小會(huì)。
與會(huì)者4——“驢”說：我覺得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動(dòng)那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。
主持人說：您的意思就是不要什么變化，一切按老路子辦？
與會(huì)者4——“驢”說：覺得去年挺好的。
主持人說：好，那最那邊的那位，怎么樣看？
與會(huì)者5——“螃蟹”：就按你們說的辦吧。
主持人說：按照我們這個(gè)討論，就是說按照去年的模式，一會(huì)兒在會(huì)議的結(jié)束時(shí)大家做一個(gè)表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不好？
那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有？
與會(huì)者1——“蟬”說：節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個(gè)機(jī)會(huì)應(yīng)該讓他們露一手吧，或者是來一個(gè)什么獨(dú)唱呀，或者是請(qǐng)幾個(gè)比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個(gè)男同志起來對(duì)唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動(dòng)性強(qiáng)。
主持人說：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他說什么，他要請(qǐng)誰？
與會(huì)者5——“螃蟹”：同意。
主持人說：同意啊，剛才他要請(qǐng)誰呀？
與會(huì)者5——“螃蟹”：好像是李谷一吧。
評(píng)議：與會(huì)者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。是會(huì)議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。
主持人說：好，那我最后再總結(jié)一下，我們這位先生的意思是說請(qǐng)一些名人啊，比如宋祖英呀，我提議，因?yàn)槲覀儠?huì)議只有一個(gè)小時(shí)，我建議大家不做其他的事情，我們集中精力把這件事情來定一下，剛才時(shí)間、地點(diǎn)我們基本上已經(jīng)確定了，現(xiàn)在是節(jié)目單，最后一個(gè)議程是抽獎(jiǎng)和發(fā)放禮品，稍微集中一下精力，還有什么看法，關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。
評(píng)議：主持人主動(dòng)示意讓大家集中精力開會(huì)，這樣的方式有利于對(duì)付會(huì)議中的跑題者。

總結(jié)：會(huì)議還沒有結(jié)束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。這主要得力于這次會(huì)議主持人的會(huì)議技巧，從“評(píng)議”我們可以清楚地認(rèn)識(shí)到會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對(duì)這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會(huì)議管理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)。

【本講總結(jié)】
主持人在會(huì)議中往往會(huì)遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對(duì)這些意外情況的對(duì)策。
每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應(yīng)的對(duì)策，這些對(duì)策掌握程度的深淺，會(huì)直接影響會(huì)議的效果。

【心得體會(huì)】
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作者: ctrll    時(shí)間: 2008-5-31 14:39
第8講        主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任

【本講重點(diǎn)】
主持人的守則與責(zé)任
參會(huì)者的守則與責(zé)任
如何處理會(huì)議中的沖突

主持人的守則與責(zé)任

1．具體的守則與責(zé)任

2．主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)


參會(huì)者的守則與責(zé)任

1．參會(huì)者10大守則

2．參會(huì)者的責(zé)任

表8-1        參會(huì)者責(zé)任一覽表
時(shí)間        參會(huì)者的責(zé)任
開會(huì)前        根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題
        依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料
        記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)
        做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備
開會(huì)中        傾聽他人的意見
        積極發(fā)表自己的見解
        關(guān)注正在討論的事項(xiàng)
        與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的
開會(huì)后        會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果
        還有哪些事情未完成
        分配給自己的任務(wù)如何完成

【自檢】
請(qǐng)將下列命題歸類，分別放入各自所屬的圈內(nèi)。

(1)營(yíng)造和諧氣氛
(2)積極發(fā)表自己的見解
(3)尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況
(4)依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料
(5)根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題
(6)保持中立態(tài)度
◆見參考答案8-1
如何處理會(huì)議中的沖突


圖8-1        沖突的二維模式
圖8-1是一個(gè)坐標(biāo)系，反映了面對(duì)沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí)，個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。
根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。
◆暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。
◆遷就型。遷就型
一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。
◆回避型。回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。
◆協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。
◆妥協(xié)型。
妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。

【本講總結(jié)】
主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對(duì)會(huì)議而言都不可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。
在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。

【心得體會(huì)】
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第9講        會(huì)議記錄

【本講重點(diǎn)】
會(huì)議記錄者的功能
誰能勝任會(huì)議記錄者
對(duì)會(huì)議記錄的10大建議

會(huì)議記錄者的功能


會(huì)議記錄者主要有4種功能。
◆會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。
◆會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。
這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。
◆會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。
◆觀察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來說，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：
第一誤區(qū)        社會(huì)性懈怠
社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。
對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。
第二誤區(qū)        從眾心理
從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬希饕且驗(yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。
這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。
第三誤區(qū)        團(tuán)體極化
團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。
會(huì)議記錄者的客觀立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。

【自檢】
會(huì)議中非常容易出現(xiàn)社會(huì)性懈怠，即許多參會(huì)者始終沒有進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會(huì)議決策的客觀性。
如何克服這種情況？為什么？
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◆見參考答案9-1

誰能勝任會(huì)議記錄者

許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡(jiǎn)單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)椋幻玫臅?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。
所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：
◆反應(yīng)快。對(duì)于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。
◆寫字快。做會(huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。
◆知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對(duì)廣的知識(shí)面，對(duì)這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會(huì)寫。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。
◆記憶力特別強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。
◆組織能力強(qiáng)。
◆傾聽能力強(qiáng)。
◆總結(jié)能力強(qiáng)。
對(duì)會(huì)議記錄的10大建議

對(duì)會(huì)議記錄的十大建議：
重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。
除非有必要，定期召開的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。
大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任。
會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。
會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：
要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。
適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。
向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。
會(huì)議記錄內(nèi)容包含：
討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí)（要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無誤）
有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對(duì)意見如何
分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。
會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長(zhǎng)度。
會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：
標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處。
使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，名數(shù)與會(huì)者重點(diǎn)
工作分派情形及完成日期記錄無誤。
通過此決議的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。
會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。
將此份會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者。

【本講總結(jié)】
會(huì)議記錄者在傳統(tǒng)的會(huì)議觀中往往是不受重視的，但是，現(xiàn)代會(huì)議使我們認(rèn)識(shí)到會(huì)議記錄者在一次高效的會(huì)議中占有舉足輕重的地位。
會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有多項(xiàng)技能。會(huì)議記錄者還要充分重視有關(guān)會(huì)議記錄的10大建議。只有如此，會(huì)議記錄者才能在會(huì)議中充分發(fā)揮自己的作用。

【心得體會(huì)】
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團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)
會(huì)議記錄者除了記錄會(huì)議的內(nèi)容外，還必須負(fù)責(zé)監(jiān)督整個(gè)會(huì)議的過程，保證會(huì)議決策的正確性和規(guī)范性。

團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)主要有以下三點(diǎn)：
1：社會(huì)性懈怠
2：團(tuán)隊(duì)思維
3：團(tuán)隊(duì)極化

團(tuán)隊(duì)思維產(chǎn)生的原因有：
1：達(dá)成一致的時(shí)候，沒有考慮所有的信息；
2：可能是團(tuán)隊(duì)有很強(qiáng)的凝聚力和特別強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)，他占主導(dǎo)地位，逼著大家都往一個(gè)方向思考；
3：更重要的是來自規(guī)范性的從眾壓力，使得學(xué)員不得不同意最終的決策，而不是內(nèi)心的。

   在會(huì)議結(jié)束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結(jié)之后，會(huì)議記錄者發(fā)給參會(huì)人會(huì)議評(píng)估單，評(píng)估這個(gè)會(huì)質(zhì)量的好與壞。
例如會(huì)議核對(duì)單的條款如下：
1：你認(rèn)為這會(huì)議有必要嗎？
2：你認(rèn)為你作為參會(huì)者，你的出席有必要嗎？

評(píng)價(jià)會(huì)議好壞的標(biāo)準(zhǔn)：
1：主持人準(zhǔn)備了議程沒有？請(qǐng)大家評(píng)議一下。
2：開會(huì)的目的清楚嗎？
3：會(huì)議記錄者有沒有？
4：會(huì)議議程照章進(jìn)行了嗎？
5：是否適時(shí)整合了與會(huì)者的意見呢？
6：工作分配是否得當(dāng)呢？
引言
【本講重點(diǎn)】
參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
會(huì)后自我評(píng)定
如何提高下次會(huì)議的質(zhì)量
第10講        會(huì)后跟進(jìn)

【本講重點(diǎn)】
作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)
作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)
自我評(píng)定
怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量
關(guān)于習(xí)慣

作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)


人們會(huì)以時(shí)間緊，任務(wù)急為借口，會(huì)后不再考慮開會(huì)過程中的各種情形，對(duì)于那些認(rèn)為與自己無關(guān)的會(huì)議則更是如此。其實(shí)，會(huì)后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會(huì)議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。

【自檢】
在實(shí)際工作中，很少有人會(huì)在開會(huì)之后繼續(xù)跟進(jìn)工作，人們只是把開會(huì)當(dāng)作開會(huì)而已。這種習(xí)慣好嗎？如何改正？
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◆見參考答案10-1
作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)


作為一名會(huì)議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。即使是會(huì)后的跟進(jìn)工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個(gè)腳印的認(rèn)真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機(jī)會(huì)。

自我評(píng)定

主持人及參會(huì)者自我評(píng)定單
具體表現(xiàn)        是否存在以下問題
（1）別的員工曾誤會(huì)我的意思        有□    無□
（2）與別人談話時(shí)我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題        有□    無□
（3）如果主持一個(gè)會(huì)議，我會(huì)讓參會(huì)人員先了解會(huì)議內(nèi)容        有□    無□
（4）面對(duì)一些人說話時(shí)我很緊張        有□    無□
（5）在會(huì)上，總是只有我一個(gè)人說話，沒有成員參與        有□    無□
（6）談話結(jié)束時(shí)，我會(huì)問員工是否明白我的意思        有□    無□
（7）我分派工作后他們從不提問        有□    無□
（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人        有□    無□
（9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會(huì)事先考慮        有□    無□
（10）我總是會(huì)問：大家還有什么問題嗎？        有□    無□
◆以自我評(píng)定單中的第6條為例
主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。值得注意的問題是：詢問要注意方式，最好不要直接問“你們聽明白了嗎？”這樣容易給人造成一種高人一等的感覺，對(duì)成年人而言，這顯然會(huì)傷及別人的自尊。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實(shí)這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵(lì)別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。
◆以自我評(píng)定單中的第9條為例
如果主持人在發(fā)言中表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，那你最好事先考慮好這個(gè)問題，找到一種能讓大家迅速明白的說話途徑。一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個(gè)解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時(shí)間，又能讓別人很快領(lǐng)會(huì)你的真意。例如做人力資源管理工作經(jīng)常會(huì)使用到一些術(shù)語，這些術(shù)語可能有很多人不太熟悉，諸如H2D（人力資源管理）、H2M（人力資源開發(fā)）等。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時(shí)候，首先介紹這些詞語的意思。以免有人不解其意，又不好意思發(fā)問，致使耽擱會(huì)議時(shí)間，影響溝通效果。
怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量

怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量：
只有必要時(shí)才開會(huì)。
召集會(huì)議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會(huì)議的關(guān)鍵。
制訂出色的會(huì)議議程并事先分發(fā)。
時(shí)間是寶貴的，開會(huì)是要花錢的;準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
經(jīng)常加以歸納,有意識(shí)地把握會(huì)議的方向。
注意力集中在政策和行動(dòng)上,別讓意外事件讓你陷入困境。
會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。
會(huì)議成功只有用結(jié)果來衡量。
注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。
作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L(zhǎng)的發(fā)言,鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點(diǎn),刪除重復(fù)的話題。

關(guān)于習(xí)慣

1.什么是習(xí)慣


2.如何改變舊時(shí)的習(xí)慣

3.如何把習(xí)慣變成技巧及行為


【本講總結(jié)】
會(huì)后的跟進(jìn)工作既可以說是一次會(huì)議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會(huì)議的準(zhǔn)備工作，因此必不可少。
會(huì)后的跟進(jìn)包括主持人的會(huì)后跟進(jìn)和參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)。無論是主持人還是參會(huì)者，都要學(xué)會(huì)使用自我評(píng)定單，以此來檢查自己工作中的得失，從而為下一次會(huì)議質(zhì)量的提高準(zhǔn)備條件。

【心得體會(huì)】
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作者: 小俠在江湖    時(shí)間: 2008-5-31 21:01
有個(gè)包就好了
作者: ctrll    時(shí)間: 2008-6-1 09:23
有包，在第一個(gè)帖子里。包里的內(nèi)容比發(fā)出來的多。
作者: 伙伴天下    時(shí)間: 2008-10-24 04:02
感謝樓主的無私風(fēng)險(xiǎn)
作者: immanuel    時(shí)間: 2008-11-6 00:21
有圖的卻是要好看一些！比較生動(dòng)容易理解
作者: dorcas    時(shí)間: 2011-3-4 10:13
謝謝了。哈哈。。正在找相關(guān)資料
作者: xinjilifeng    時(shí)間: 2011-3-16 22:15
很好  下載了 謝謝

作者: zyd    時(shí)間: 2012-7-31 11:53
bucuo,很好的資料
作者: zyd    時(shí)間: 2012-7-31 11:54
怎么不能下載哦
作者: zyd    時(shí)間: 2012-7-31 13:22
下載不了呢
作者: fypfm    時(shí)間: 2012-8-1 13:54
謝謝樓主的分享！
作者: tonyhb521    時(shí)間: 2012-8-18 12:43
太棒了，這個(gè)必須感謝！
作者: 三不戒    時(shí)間: 2012-8-22 23:01
收藏了，非常好，！！！！！！！



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